Распространенные ошибки в бухгалтерском учете малого бизнеса

Для успешности предприятия малого и среднего бизнеса не стоит пренебрегать бухгалтерским учетом. Грамотная отчетность позволяет увидеть общую картину финансового состояния и принимать обоснованные решения. Без надлежащей практики бухгалтерского учета становится сложно эффективно отслеживать доходы, расходы и движение денежных средств.

За счет грамотно организованного бухгалтерского учета появляется возможность:

контролировать прибыльность предприятия;
определять, какие области нуждаются в улучшении;
анализировать актуальные тенденции;
оценивать затраты;
разрабатывать стратегии роста.

Точная и безошибочная бухгалтерия ведется с учетом актуального налогового законодательства, что позволяет избежать любых потенциальных штрафов или юридических проблем в будущем. Поэтому так важно избегать ошибок бухгалтерского учета в малом бизнесе.

Последствия ошибок в бухгалтерском учете

Даже небольшая неточность в отчете бухгалтера может повлечь за собой негативные последствия, которые приведут к финансовым потерям, утрате репутации и даже к краху предприятия.

Последствия ошибок в бухгалтерском учете:

Неэффективные финансовые решения. Ошибки в бухучете могут привести к ошибочному анализу финансовой ситуации и, как следствие, к неправильным решениям.
Потери финансового плана. Ошибки в учете доходов и расходов влияют на общую финансовую стабильность компании.
Проблемы с кредиторами и инвесторами. Если бухгалтерские отчеты компании недостаточно прозрачны, кредиторы и инвесторы начнут сомневаться в платежеспособности бизнеса и потребуют досрочного погашения долгов.
Потеря клиентов и партнеров. Если компания не предоставляет точную и своевременную информацию, у клиентов и партнеров могут возникнуть подозрения о проблемах такой фирмы. Это отрицательно скажется на дальнейшем сотрудничестве.
Аудиты и проверки. Ошибки в бухгалтерии могут привести к прохождению аудитов и проверкам, что может отнять время и ресурсы.
Угроза юридических последствий. Если бухгалтер решил схитрить и подделать финансовую отчетность, в результате чего компания не уплатила налоги, эти действия будут расценены как мошенничество и уклонение от выполнения налоговых обязательств. А это чревато негативными юридическими и даже уголовными последствиями.
Ухудшение репутации. Систематические бухгалтерские ошибки могут нанести ущерб репутации компании и подорвать доверие к ней на рынке.
Потеря времени и ресурсов. Исправление бухгалтерских ошибок может потребовать дополнительных ресурсов, времени и усилий.

Какие ошибки допускаются в работе? Предлагаем краткую информационную справку.

Нарушения в бухгалтерии

Предприниматели, увлеченные своим делом, склонны делать всё самостоятельно. Иногда на самом старте владелец предприятия не только ведет дела, но и занимается бухгалтерией. Здесь очень важно научиться делегировать и поручать ведение бухгалтерского учета профессионалам.

Надлежащее ведение учета является фундаментальным аспектом малого бизнеса. Но иногда этой теме владелец не уделяет достаточно внимания, сосредоточившись на других задачах. В результате в финансовых отчетах царит хаос.

Ненадлежащее ведение учета создает беспорядочный след, который затрудняет отслеживание доходов, расходов и общего финансового состояния. У фирмы могут возникнуть проблемы. Поэтому устройство бухгалтерии стоит продумать еще на этапе планирования бизнеса. Можно нанять штатного бухгалтера или отдать этот вопрос на аутсорс. Владелец должен быть в курсе транзакций и иметь под рукой все необходимые бухгалтерские книги.

Бухгалтерия является ключевым документом в трех процессах, среди которых: контроль за состоянием компании, доказательство легальности происхождения средств, доказательство надежности фирмы перед банком. Воспользуйтесь нашими услугами по ведению бухгалтерского учета за границей.

Непонимание разницы между денежным потоком и прибылью

Денежный поток — это деньги, которые поступают в компанию и из нее в результате финансовой деятельности, инвестиций и других операций. Прибыль — это то, что остается от выручки, полученной от продаж после вычета расходов.

Теоретически даже прибыльная компания может обанкротиться. Предположим, предприниматель купил товар за 100 USD и продает его за 200 USD. В перспективе он должен получить прибыль в виде 100 USD. Но она зафиксирована только на бумаге. Если делать выводы о прибыли предприятия из этих предварительных отчетов, то можно принять неверные финансовые решения. Если подобные ошибки будут систематическими, структура попросту может обанкротиться.

Еще один пример: компания может заключить сделку, которая принесет 75 000 USD в течение последующих пяти месяцев. Для завершения проекта потребуется потратить 25 000 USD. На момент закрытия сделки фирма пока не имеет прибыли в размере 50 000 USD. Эти цифры зафиксированы только на бумаге. Необходимо будет потрудиться, чтобы добиться этой суммы в реальности. Владелец бизнеса также должен учитывать возможные задержки, перерасход средств и другие проблемы, которые могут помешать реализации проекта и задержать оплату клиентом.

Как избежать такой ошибки? Необходимо тщательно следить за расходами и продажами. Рекомендуется ежемесячно проверять всю финансовую отчетность, чтобы получить четкое представление о реальной картине в бизнесе.

Сразу же зафиксировав всю прибыль, можно создать искаженное представление об успешности фирмы, преувеличив настоящие заслуги.

Проверка кредиторской / дебиторской задолженности

Владельцу бизнеса необходимо оплачивать счета и следить за своевременной оплатой счетов со стороны контрагентов.

Дебиторская задолженность представляет собой сумму активов, которую должны оплатить другой компании (дебитору) клиенты или покупатели за предоставленные товары или услуги. Другими словами, это сумма, которая находится вне компании, но ею должна быть оплачена. Дебиторская задолженность возникает, когда фирма продает свои товары или услуги в кредит, и клиент обязуется оплатить эту сумму в будущем.

Например:

фирма «A» продала товары на сумму 1000 USD компании «B» и предоставила ей срок оплаты 30 дней;
дебиторская задолженность организации «B» перед компанией «A» составит 1000 USD.

Кредиторская задолженность представляет собой сумму, которую компания должна оплатить другим предприятиям (кредиторам) за поставленные ей товары или услуги. Это долг перед другими фирмами или поставщиками. Кредиторская задолженность возникает, когда компания покупает товары или услуги в кредит и обязуется оплатить эту сумму в будущем.

Например:

компания «A» купила товары на сумму 2000 USD у компании «B» и согласилась оплатить эту сумму через 60 дней;
кредиторская задолженность предприятия «A» составит 2000 USD.

Дебиторская и кредиторская задолженность важны для анализа состояния компании, оценки ликвидности, а также для планирования денежных потоков и управления рабочим капиталом.

Неспособность эффективно управлять кредиторской задолженностью может навредить отношениям с поставщиками. Если нарушения являются систематическими, это может повлиять как на кредитный рейтинг компании, так и на репутацию ее владельца.

Без постоянного внимания к дебиторской задолженности у бизнеса может не хватить средств для продолжения деятельности. Бухгалтерское программное обеспечение может стать хорошим первым шагом для отслеживания счетов-фактур.

Непонимание различий между подрядчиками и сотрудниками

Сотрудник и подрядчик — это два разных статуса работников, которые имеют разные обязанности. Перед сотрудником компания несет целый ряд юридических обязательств в виде заботы об удержании федерального подоходного налога и налогов на социальное обеспечение, медицинской страховки и т. д. Все эти отчисления удерживаются из заработной платы сотрудников, а расчетами занимается бухгалтерия.

Независимые подрядчики ответственны за уплату собственных налогов на заработную плату. Работодателям, которые ошибочно классифицируют сотрудника как независимого подрядчика, могут грозить штрафы. Они будут вынуждены вернуть все невыплаченные отчисления в добавку к штрафным выплатам.

Узнайте, что представляет собой бухгалтерский учет и финансовая отчетность оффшорных компаний

Объединение корпоративных / личных денег

Отсутствие границ между деньгами компании и личными финансами может иметь долгосрочные неблагоприятные последствия как для бизнеса, так и для его владельца.

Как только предприниматель начинает свое дело, он должен разделять бизнес-активы и личные деньги. Это означает открытие нового банковского счета на имя компании и отделение деловых покупок от личных.

Смешивание личных и корпоративных активов создает путаницу, увеличивает риски и затрудняет управление бизнесом. Рекомендуется отдельно вести счета, следить за балансом каждого из них, а также консультироваться с бухгалтером или финансовым консультантом.

Игнорирование сроков уплаты налогов

Важный пункт бухгалтерского учета – соблюдение сроков уплаты налогов. Пренебрежение этим может вызвать не только финансовые штрафы, но и повлечь за собой уголовное преследование. Владельцы небольших фирм нередко перегружены повседневной деятельностью и пропускают важные даты подачи деклараций.

Несоблюдение сроков уплаты налогов может привести к штрафам и начислению процентов, которые могут быстро накапливаться и создавать нагрузку на корпоративные финансы. Эти негативные тенденции обязательно привлекут внимание налоговых органов, которые могут начать регулярные проверки проблемной компании.

Чтобы избежать этой ошибки, важно сохранять организованность и следить за всеми предстоящими сроками уплаты налогов. Можно установить напоминания, но лучше всего перепоручить всю необходимую рутину бухгалтерам. Сохраняя инициативность и внимательно относясь к своим налоговым обязательствам, можно обеспечить соблюдение налоговых требований малого бизнеса, избегая при этом ненужного финансового стресса.

Игнорирование налоговых вычетов и кредитов

Налоговые вычеты и кредиты могут существенно снизить общий размер налоговой нагрузки на малый бизнес. Однако многие предприниматели упускают из виду эти ценные возможности, что приводит к упущенной экономии. Повседневные операции вытесняют из поля зрения предпринимателя реальные возможности, которые предоставляет государство в плане налоговых вычетов и кредитов.

Без налоговых льгот предприятие платит намного больше положенного.

Чтобы избежать этой ошибки, владельцам малого бизнеса крайне важно быть в курсе возможных вычетов и кредитов, специфичных для их отрасли. Работа с бухгалтером по налогообложению станет оптимальным решением.

Отсутствие взаимодействия с бухгалтером

Бывает так, что владелец бизнеса после найма бухгалтера напрочь забывает о его существовании. Но такой подход тоже чреват упущенными возможностями и потерями для компании. Отсутствие регулярного взаимодействия с этим сотрудником может привести к неточной финансовой отчетности и потенциальным проблемам с соблюдением требований.

Важно быстро предоставлять бухгалтеру всю финансовую информацию. Регулярные проверки обеспечат четкое понимание бизнес-целей, проблем и любых изменений обстоятельств, которые могут повлиять на финансы компании. Построение прочных отношений, основанных на доверии и общении, позволит обеим сторонам более эффективно работать вместе для достижения финансового успеха малого бизнеса.

Экономия на бухгалтерском учете

Наем бухгалтера по низкой ставке, использование пиратских программ, пренебрежение новинками в сфере автоматизации бухгалтерского учета в итоге выливаются в проблемы:

бухгалтер допускает ошибки из-за низкой квалификации;
программа подселяет в корпоративную сеть вирусы, что обездвиживает всю систему;
горят сроки сдачи отчетности из-за использования устаревших методов расчетов.

Конечно, экономия — это хорошо, но она должна быть разумной, а не тотальной.

Поэтому лучше потратить немного больше средств в начале, чем потом устранять иногда многомиллионные последствия своей нездоровой экономии.

Игнорирование ПО / облачных технологий

За счет программного обеспечения бухгалтерские требования в виде расчета заработной платы и составления бюджета выполняются автоматически.

Многие бухгалтеры уверены в эффективности Microsoft Excel. Но Excel — не такой продвинутый интерактивный функционал, как любое хорошее бухгалтерское программное обеспечение. Например, в Excel невозможно проверить человеческие ошибки. А вот программное обеспечение облачного бухгалтерского учета использует метод двойной записи, который позволяет исключить такие погрешности.

Владелец успешного бизнеса применяет в своей корпоративной сети разработки облачных технологий. В результате он имеет доступ к финансовым отчетам в режиме 24/7, видит реальное положение дел в компании и может принимать эффективные решения. Для этого можно использовать ERP-систему.

Отсутствие регулярного резервного копирования

Многие бухгалтеры, работающие на малый бизнес, не осознают важности регулярного резервного копирования. Но в случае потери, кражи, пожара, наводнения и прочих негативных событий можно потерять все финансовые расчеты и обнулить проделанную ранее работу.

Регулярное резервное копирование является критически важной практикой для малого предпринимательства по ряду причин:

Защита от потери данных. В случае аппаратных сбоев, вирусных атак, ошибок пользователя или других ситуаций резервные копии помогут восстановить утраченные данные.
Обеспечение бизнес-непрерывности. Резервные копии позволяют быстро восстановить работоспособность и продолжить процессы даже после неожиданных событий.
Защита от кибератак. Время от времени малый бизнес становится жертвой кибератак программ-вымогателей. Иметь резервные копии данных означает, что вы можете восстановить информацию без оплаты вымогателям.
Сохранение клиентских данных. Регулярное резервное копирование помогает сохранить данные клиентов и партнеров. Потеря такой информации может навредить репутации и нарушить законодательство о защите данных.
Защита от человеческих ошибок. Человеческий фактор никто не отменял. Одна ошибка сотрудника может привести к потере ценной финансовой информации компании. Резервные копии позволяют восстановить файлы.

Использование облачных сервисов резервного копирования – практика, которая помогает обеспечить безопасность данных и непрерывность деятельности в случае непредвиденных ситуаций. Бухгалтерам стоит не забывать создавать копии на регулярной основе.

Владельцы малого бизнеса должны уделять приоритетное внимание точному ведению бухгалтерского учета, эффективно управлять кредиторской и дебиторской задолженностью, планировать налоги и создавать резервные копии. Избегая ошибок бухгалтерского учета, малый бизнес может обеспечить свой долгосрочный успех и рост.