Получение налогового номера EIN в США: правила оформления и использования

Если вам необходимо получить идентификационный номер работодателя в США под названием EIN, обратитесь к нашим экспертам за профессиональной помощью. Мы поможем правильно заполнить специальные формы для подачи в IRS. Обратите внимание, что номера EIN в США выдаются всем без исключения коммерческим компаниям (юридическим лицам) в качестве номера налогоплательщика и указывается во всех корпоративных и других документах. В отличие от ITIN, который выдается физическим лицам-нерезидентам США для уплаты подоходного налога и возврата переплаченных налогов, EIN не имеет срока действия, выдается один раз бессрочно, не подлежит восстановлению.

Сегодня рассмотрим, по какой схеме происходит получения налогового номера EIN в США, и насколько реально оформить такой документ вашему юридическому лицу в Штатах дистанционным способом (без личного визита в юрисдикцию).  

Общие сведения об идентификационных номерах работодателей США

EIN позволяет вам любой вид хозяйственной (коммерческой) деятельности на территории Америки, электронную коммерцию, в том числе с использованием мерчант-аккаунтов, торговлю на известных онлайн-площадках. Характерной чертой процедуры получения является относительная скорость и полностью бесплатное присвоение идентификационных номеров. Однако следует учесть, что EIN не может быть выдан автоматически сразу нескольким компаниям – каждое юридическое лицо подает заявку отдельно, самостоятельно. В налоговом управлении США предусмотрена стандартная форма SS-4, которая может направляться в налоговые органы Америки с использованием определенных служб и сервисов.

В способах получения специальных номеров работодателей в США под названием EIN:

1. Apply Online – заполнение специальной формы в интернете. Вариант доступен всем юридическим и физическим лицам, которые либо пребывают на территории Штатов, либо располагают американским юридическим адресом (для физ лиц – американским местом постоянного или временного проживания).
2. Apply By Mail – отправка заявки почтой. Будьте готовы, что в этом случае значительно увеличивается срок присвоения идентификационного номера: примерно на 4-5 недель. Также учтите, что при регистрации новой компании вы будете иметь право на автоматическое присвоение, поэтому следует ожидать специальное уведомление на почту без дополнительной заявки.
3. Apply By FAX – в этом случае номер факса для отправки необходимо определять расположением вашего основного бизнеса или представительства/филиала, либо официальным местом проживания физического лица.  Например, при нахождении компании в одном из 50 штатов или в Колумбии форма направляется по факсу (855) 641-6935. Если же ваше предприятие имеет юридический адрес за пределами США, пользуйтесь факсом (304) 707-9471 (оба номера принадлежат Службе внутренних доходов).
4. Apply By Telephone International Applicants – оптимальный вариант для направления заявления из-за рубежа. Здесь важно учесть, что заявитель при обращении на платный номер (267) 941-1099 должен подтвердить полномочия на получение EIN США и быть готовым указать всю информацию, подлежащую внесению в форму SS-4.

Также обращаем ваше внимание на следующую особенность: если вы подаете заявку на американский EIN в телефонном режиме в качестве уполномоченного представителя компании, в SS-4 заполняется раздел Third Party Designee с обязательным проставлением подписи.

Особенности использования идентификационных номеров EIN в США

При обращении в налоговое управление США (IRS) за номером EIN компании получают возможность подавать налоговые декларации для уплаты налогов в государственный бюджет. Именно такой идентификатор присваивается компаниям, в том числе LLC, в которых есть сотрудники. Также этот номер является важнейшим идентификатором во всех корпоративных, финансовых и контрактных документах компании, используется в информационных целях.

Для чего еще необходимо получение налогового номера EIN в США? Его присвоение открывает вашей компании следующие возможности:

• официально трудоустраивать американских граждан на свое предприятие;
• создать корпоративную защиту личному имуществу, так как EIN дает возможность полностью отделить личные и бизнес финансы, отвечать по долгам компании только долей в уставном капитале;
• полностью защитить важнейший в Америке номер социального обеспечения SSN от хищения данных – вместо него предусматривается использование налогового номера работодателя США;
• оформить корпоративный счет в одном из американских банков для обслуживания вашего бизнеса – EIN позволяет максимально быстро отследить происхождение и объем корпоративных финансов, а также отделить их от личных сбережений и накоплений;
• повысить шансы компании на получение дополнительного финансирования в виде займов и кредитов – при наличии такого идентификатора (хоть он и не числится в списке обязательных требований для оформления ссуды) бизнес считается более кредитоспособным и надежным, что прямо влияет на одобряемую сумму.

Наши эксперты советуют оформлять EIN сразу для каждой созданной компании. Но вы должны понимать, что налоговая служба IRS не всегда требует наличия такого номера. В некоторых случаях налоговых орган США обязывает получать идентификатор. Например:

• индивидуальный предприниматель планирует нанимать сотрудников;
• компания в форме LLC с единоличным владением будет привлекать персонал;
• компания организована в любых организационно-правовых формах и предусматривает наем сотрудников на территории юрисдикции.

Ситуации, в которых получение американского EIN не требуется

Если вы зарегистрированы на территории Штатов как индивидуальный предприниматель и не планируете декларирование доходов в государстве, оформлять налоговый идентификатор не требуется. Аналогичная ситуация обстоит с ООО, где предусмотрено единоличное или коллективное владение (с несколькими участниками). Однако при преобразовании в LLC при масштабировании бизнеса индивидуальный предприниматель будет получать специальный номер EIN при возникновении необходимости нанять сотрудников.

Подобным образом выдвигаются требования к другим организационно-правовым формам компаний – если вы не планируете привлекать персонал и открывать счет в американском банке для нужно компании, налоговый номер работодателя в США не нужен. Партнерства, корпорации, некоммерческие организации в Америке обязаны оформлять EIN.

Что такое Responsible Party?

При подаче и обработке заявок налоговый департамент страны обязан устанавливать ответственную сторону: лицо, которое представляет интересы определенной компании. Такое определение присваивается налоговыми органами Штатов должностных лицам, осуществляющие контроль и управление. В тех случаях, когда ваше предприятие имеет несколько таких лиц, при подаче заявки можно указать одно из них. В любом варианте налоговый департамент США обязывает вас уведомлять полные данные генеральных партнеров, владельцев, а для трастов – попечителей.

Также в отношении американского определения ответственных сторон следует знать важные нюансы:

• в корпорациях с торговлей акциями на бирже таким лицом считается главное должностное лицо;
• при оформлении EIN США для партнерства с торговлей ценными бумагами на бирже ответственная сторона – генеральный партнер;
• если номер получает владелец, не признанный отдельным от корпорации, он и является ответственной стороной;
• при получении EIN для доверительного фонда таким будет считаться лицо, предоставившее средства;
• во всех остальных случаях ответственной стороной устанавливается лицо, имеющее право прямо или косвенно воздействовать на развитие бизнеса, принятие решений и контролировать деятельность.

В Америке также существует понятие Nominees, означающее представителей интересов определенного юридического или физического лица. В этом случае допускается получение номера работодателя EIN в США лицом с ограниченными полномочиями. В таком случае IRS будет рассматривать как ответственную сторону не представителя, а вышеуказанных лиц, в зависимости от организационно-правовой формы компании. Отсюда вывод – представители вашей коммерческой или некоммерческой организации не имеют права оформлять данный тип налоговых номеров от имени юридического лица на свое имя, обязаны указывать все данные генерального партнера, главного должностного лица/руководителя или попечителя.

Правила заполнения формы SS-4 и сроки получения номера в США

Очень важно при указании информации в установленной форме IRS не допускать опечаток, ошибок в данных, что может привести к отказу в присвоении номера EIN вашей компании как работодателю. Еще одни весьма важный момент – при направлении заявки вы должны указать полную информацию по ITIN, SSN или EIN реального владельца/первого лица вашей организации. Также следует читывать сроки присвоения номеров, чтобы уложиться в установленный законодательством США период для декларирования доходов.

Наши эксперты советуют крайне осторожно относиться к social security number– номерам социального обеспечения, которые, как правило, тщательно скрываются физическими и юридическими лицами во избежание утечки информации. Это одна из причин, почему работодатели в США предпочитают получить EIN  и указывать во всех документах именно его. При надлежащем заполнении SS-4 ваша компания получает идентификатор без промедлений, когда речь идет об онлайн-подаче. Но как быть, если через интернет можно подать заявку только при местонахождении на американской территории? Тогда заранее спланируйте сроки:

• заявки по факсу при нахождении на территории Америки обрабатываются в течение 5-7 дней (одной рабочей недели);
• заявки по факсу с местонахождением заявителя за пределами США – около 2-х недель, в том числе, когда вы не указали по каким-либо причинам собственный факс;
• заявки по почте обрабатываются от 4 до 5 недель, что обязательно следует учитывать в соотношении сроков получения EIN и сроков подачи налоговой декларации.

Если форма SS-4 отправлена, но идентификатор еще не присвоен или не пришло уведомление, а декларацию пора подавать, вы можете проставить в ней пометку «Applied for». Она свидетельствует о том, что вы подали запрос в налоговую службу, но еще не получили собственный EIN.  

Юридическая помощь в получении EIN и определении такой необходимости

Employer Identification Number может иметь массу дополнительных нюансов при определении структуры компании и некоммерческих организаций. В некоторых случаях индивидуальное предпринимательство может считаться партнерством, а общий бизнес супруга и супруги нередко предусматривает совместную подачу деклараций. Правильно разобраться в данном вопросе помогут наши эксперты. Мы расскажем, нужен ли вам американский EIN в конкретно вашей ситуации, и каким способом он позволяет сохранить конфиденциальность SSN.   

Также отметим, что далеко не все компании нуждаются в его оформлении через подачу заявки в IRS. Однако опытные инвесторы и бизнесмены рекомендуют заранее получить идентификатор американских работодателей, чтобы при расширении и масштабировании бизнеса не возникало задержек из-за отсутствия EIN США. Свяжитесь с нашими экспертами при необходимости получить качественную консультацию по конкретному виду бизнеса, определенной юрисдикции или оптимизации налоговых платежей. Мы также поможем определиться, имеете ли вы право оформить SSN (номер социального обеспечения в США) или можете воспользоваться исключительно ИТИН для физических лиц-нерезидентов. Обращаем ваше внимание, что вы можете инициировать получение номера EIIN в США самостоятельно, без каких-либо оплат и сборов.