- Базовые понятия Закона «Об архивах» в Сербии
- Закон «Об архивах»: обязанности юридических лиц в Сербии
- Обязательная документация для сербских компаний
- Требования к хранению документации в электронном виде в Сербии
- Когда сербским компаниям разрешается уничтожать документацию
- Сербский Закон «Об архивах» и защита персональных данных
- Штрафы за нарушение архивного законодательства в Сербии
24 января 2020 г., Национальное собрание Республики Сербия приняло Закон «Об архивах» (далее – Закон). Новый регулятивный акт начал действовать с 2 февраля 2021 года и внес ряд обязательных нововведений в работу юридических лиц. В частности, в сферу его применения подпадают:
- система охраны архивных и документальных материалов,
- определение условий и порядок использования архивных материалов,
- правовые нормы, касающиеся архивных материалов, изначально созданных в электронной форме,
- контроль над компетенцией и деятельностью архивов в Республике Сербия.
Простыми словами, указанный закон распространяется на всех субъектов, которые любым образом связаны с созданием и хранением документальных и архивных материалов. Он четко определяет обязанности всех создателей и держателей подобной документации.
Больше о правилах ведения бизнеса и жизни в Сербии.
Базовые понятия Закона «Об архивах» в Сербии
Размер компании и количество сотрудников не влияют на наличие обязанности соблюдать правила, установленные Законом. Следовательно, если персонал юридического лица состоит хотя бы из одного сотрудника, компания автоматически подпадает под действие нормативного акта. Для лучшего понимания последнего следует вначале сориентироваться в его базовых понятиях:
- Создатели — физические и юридические лица, которые своими действиями создают архивный или документальный материал.
- Держатели — это лица, владеющими правами на архивные и документальные материалы и которые осуществляют их хранение.
- Документальный материал представляет собой все документы, которые создаются в ходе деятельности субъекта, как в частном, так и в государственном секторах. Сроки хранения таких материалов (которые необязательно хранить постоянно) определяет хозяйствующий субъект, результатом деятельности которого они являются, с применением сроков, установленных специальными законами.
- Архивный материал — это особый тип документального материала. Он состоит из документов, имеющих определенное культурно-историческое и социальное значение, которые должны сохраняться постоянно и для этого передаются на ответственное хранение в компетентный архив. Срок их хранения — 30 лет со дня их создания.
Законом также предусмотрена возможность создания и хранения архивных материалов в электронном виде, которые должны храниться в соответствии с Законом об электронных документах и соответствующими подзаконными актами.
Следует отметить, что Закон «Об архивах» вводит разные правила для государственного и частного сектора. Однако иностранным инвесторам, планирующим деятельность в Сербии наиболее интересны требования именно для частных компаний.
Ищете страну с комфортными условиями для ведения бизнеса? Сэкономьте свое время и ресурсы! Обращайтесь к нашим экспертам за бесплатной консультацией по подбору оптимальной юрисдикции для регистрации оффшорной компании!
Бесплатная консультация
подбор подходящей юрисдикции исходя из вида деятельности,
предпочитаемого налогового
режима,
структуры компании и т.д.
подбор подходящей юрисдикции исходя, из вида деятельности, предпочитаемого налогового режима, структуры компании и т. д.
Закон «Об архивах»: обязанности юридических лиц в Сербии
Все архивные и документальные материалы, созданные юрлицом необходимо фиксировать в архивной книге. Все требования к компаниям в Сербии связанные с Законом направлены на добросовестное хранение документации. Для этого субъектам хозяйственной деятельности следует обеспечить:
- наличие соответствующего помещения и оборудования для размещения и защиты архивных и документальных материалов;
- назначение ответственного эксперта по защите материалов и обращению с ними;
- осуществление записи, классификации, датирования и архивирования архивных и документальных материалов;
- создание перечня категорий архивных и документальных материалов со сроками хранения;
- подачу архивных материалов в компетентный архив на условиях и в сроки, предусмотренные Законом;
- обеспечение постоянного хранения в электронном виде;
- ведение архивной книги по установленной форме (в бумажном или электронном виде);
- представление копии архивной книги за предыдущий год в компетентный архив не позднее 30 апреля текущего года;
- сортировка и отбор для уничтожения не представляющих ценности документальных материалов, срок хранения которых истек (1 год со дня истечения установленного срока).
16 марта 2022 года, был принят Регламент формы архивной книги. По состоянию на 2022 год ведение электронной архивной книги не осуществлялось, однако планируется принять электронную подачу архивных и документальных материалов в будущем.
Внимание! Предприниматели, объединения, учредителями которых являются исключительно физические лица, филиал или представительство иностранной компании не несут обязанностей, установленных этим законом.
Обязательная документация для сербских компаний
В соответствии с требованием Закона компании в Сербии обязаны обеспечить наличие следующей документации:
Регламент делопроизводства
Общий акт о порядке учета, классификации, архивирования и сохранения архивных материалов и документальных материалов. Он регулирует получение, просмотр и распределение почты, полученной прямой доставкой, по почте или электронными средствами связи, регистрацию действий и предметов и их доставку, административную и техническую обработку действий и предметов, отправку почты, архивирование, использование и профессиональные ведение архива, отбор архивного материала и уничтожение документального материала, передачу архивного материала в компетентный исторический архив и т. д. Акт должен быть персонализирован и согласован с потребностями бизнеса конкретного Держателя/Создателя.
Перечень категорий архивных материалов и документальных материалов со сроками хранения
Этот документ представляет собой таблицы, куда вносится перечень категорий архивных и документальных материалов со сроками хранения. Список содержит категории документации по основной деятельности компании, а также бухгалтерскую и юридическую документацию. Важно иметь в виду, что названия категорий из Списка и сроки хранения должны совпадать с названиями и сроками, внесенными в архивную книгу. После принятия перечня категорий необходимо отобрать архивный материал, т. е. выделить для изъятия материал, сроки хранения которого истекли и не имеет дальнейшего оперативного значения.
Свод правил по электронным документам
Этот документ регулирует работу электронного офиса, порядок работы в информационной системе, защиту электронных документов, доступ к информационным системам, обязательства компании как Создателя и Держателя архивных и документальных материалов в электронной форме и т.д.
Для документального материала, не оцененного как архивный материал для постоянного хранения, сроки хранения определяются в зависимости от потребностей Создателя/Хранителя для использования в практических целях, а также в соответствии со специальными правовыми нормами.
Требования к хранению документации в электронном виде в Сербии
Компаниям в Сербии необходимо принять положение, регулирующее хранение документации в электронном виде. Этот документ должен учитывать ряд правовых и технических требований:
- сохранение документации производится в формате, пригодном для длительного хранения (например, старые версии Microsoft Word не могут быть открыты, т.к. текущее ПО их не поддерживает);
- все элементы исходного документа также должны быть оцифрованы;
- оцифрованный документ должен быть пригодным для использования, как и первичный в бумажном виде (страницы, печати и подписи должны выглядеть так же, как и в исходном бумажном виде);
- используемая для этих действий информационная система должна вести журнал всех произведенных действий, осуществляемых в течение всего срока хранения документа.
Когда сербским компаниям разрешается уничтожать документацию
Субъекты хозяйствования в Сербии обязаны уничтожать документальные материалы, срок хранения которых истек, 1 раз в год. Но этот материал предварительно должен быть внесен в архивную книгу, а копия архивной книги передана в компетентный публичный архив. Также необходимо убедиться, чтобы передавалась информация о тех категориях архивных и документальных материалах, на хранение которых публичный архив дал согласие.
Архивные материалы в соответствии с требованием сербского законодательства должны храниться постоянно в первозданном виде. Они даже после оцифровки не подлежат уничтожению.
Сербский Закон «Об архивах» и защита персональных данных
Нередко в документальных материалах содержится персональная информация. В связи с этим сербским компаниям приходится принимать еще один внутренний документ — Регламента хранения и уничтожения персональных данных.
Закон о защите персональных данных в Сербии не устанавливает сроков хранения персональных данных, и определение «надлежащих» условий хранения остается на усмотрение оператора персональных данных. Однако понятно, что данные не могут храниться бесконечно или постоянно, учитывая прописанный принцип ограничения срока хранения. Именно эти нюансы и регулирует вышеуказанный регламент.
Штрафы за нарушение архивного законодательства в Сербии
За нарушение Закона под санкции подпадает не только компания, а и ответственный сотрудник. Штрафы, которые могут быть наложены на юридическое лицо, варьируются от 50 000 до даже 2 миллионов динаров ($420-$17 000), а ответственное лицо в юридическом лице может быть оштрафовано на сумму до 150 000 динаров ($1 270).
По вопросам организации бизнеса в Сербии, администрирования компаний, открытия счетов в местных банках или за границей, обращайтесь к нам на e-mail: info@offshore-pro.info. Наши эксперты помогут преодолеть все препятствия связанные с началом бизнеса в Сербии.
