Крупнейший портал о международной защите и диверсификации активов

Время работы 9:00-18:00 Вых
icon-skype-png icon-telegram-png icon-viber-png icon-whatsapp-png

Крупнейший портал о международной защите и диверсификации активов

Время работы
9:00-18:00 Вых
+372 5 489 53 37
+381 6911 12327

Закон «Об архивах» вводит новые обязанности для компаний в Сербии

24 января 2020 г. Национальное собрание Республики Сербия приняло Закон «Об архивах» (далее – Закон). Новый регулятивный акт начал действовать со 2 февраля 2021 года и внес ряд обязательных нововведений в работу юридических лиц. В сферу его применения подпадают:

  • система охраны архивных и документальных материалов;
  • определение условий и порядок их использования;
  • правовые нормы, касающиеся архивных материалов, изначально созданных в электронной форме;
  • контроль над компетенцией и деятельностью архивов в Республике Сербия.
Сербия - закон о компаниях

Закон распространяется на всех субъектов, которые любым образом связаны с созданием и хранением документальных и архивных материалов. Он четко определяет обязанности всех создателей и держателей такой документации. Больше о правилах ведения бизнеса и жизни в Сербии.

Базовые понятия закона

Размер компании и количество сотрудников не влияют на наличие обязанности соблюдать правила, установленные Законом. Следовательно, если персонал юридического лица состоит хотя бы из одного сотрудника, компания автоматически подпадает под действие нормативного акта. 

Для лучшего понимания последнего следует вначале сориентироваться в его базовых понятиях:

  • Создатели — физические и юридические лица, которые своими действиями создают архивный или документальный материал.
  • Держатели — это лица, ответственные за архивные и документальные материалы и обладающие правом их хранения.
  • Документальный материал — это все записи и документы, создаваемые в процессе деятельности как в частном, так и в государственном секторах.
  • Хозяйствующий субъект, ответственный за создание этих документов, самостоятельно определяет сроки их хранения (необязательно хранить постоянно), в соответствии с законодательством.
  • Архивный материал — это особый тип документального материала. Он состоит из документов, имеющих определенное культурно-историческое и социальное значение, которые должны сохраняться постоянно и для этого передаются на ответственное хранение в компетентный архив. Срок их хранения — 30 лет со дня их создания.

Законом также предусмотрена возможность создания и хранения архивных материалов в электронном виде, которые должны храниться в соответствии с Законом об электронных документах и соответствующими подзаконными актами.

Закон «Об архивах» вводит разные правила для государственного и частного сектора. Однако иностранным инвесторам, планирующим деятельность в Сербии наиболее интересны требования именно для частных компаний.

Notice blue

Ищете страну с комфортными условиями для ведения бизнеса? Экономьте свое время и ресурсы! Обращайтесь к нашим экспертам для бесплатной консультации по выбору оптимальной юрисдикции для регистрации оффшорной компании!

sign
Оффшорная компания
Бесплатная консультация

подбор подходящей юрисдикции исходя из вида деятельности, предпочитаемого налогового
режима, структуры компании и т.д.

подбор подходящей юрисдикции исходя, из вида деятельности, предпочитаемого налогового режима, структуры компании и т. д.

Свяжемся с вами в течение 10 минут

Обязанности юридических лиц в Сербии

Все архивные и документальные материалы, созданные юрлицом, необходимо фиксировать в архивной книге. Требования к компаниям в Сербии, связанные с законом, направлены на добросовестное хранение документации. Для этого субъектам хозяйственной деятельности нужно обеспечить:

  • наличие соответствующего помещения и оборудования для размещения и защиты материалов;
  • назначение ответственного эксперта по защите материалов и обращению с ними;
  • осуществление их записи, классификации, датирования и архивирования;
  • создание перечня категорий со сроками хранения;
  • подачу архивных материалов в компетентный архив на условиях и в сроки, предусмотренные Законом;
  • обеспечение постоянного хранения в электронном виде;
  • ведение архивной книги по установленной форме (в бумажном или электронном виде);
  • предоставление ее копии за предыдущий год в компетентный архив не позднее 30 апреля текущего года;
  • сортировка и отбор для уничтожения не представляющих ценности материалов, срок хранения которых истек (1 год со дня истечения установленного срока).

16 марта 2022 года был принят Регламент формы архивной книги. По состоянию на 2022 год, ведение электронной архивной книги не осуществлялось, однако планируется принять электронную подачу документов в будущем.

Notice blue

Внимание! Предприниматели, объединения, учредителями которых являются исключительно физические лица, филиал или представительство иностранной компании, не несут обязанностей, установленных этим законом.

Обязательная документация для сербских компаний

В соответствии с требованием закона, компании Сербии обязаны обеспечить наличие следующей документации.

Регламент делопроизводства

Общий акт о порядке учета, классификации, архивирования и сохранения архивных и документальных материалов. Он регулирует:

  • получение, просмотр и распределение почты, полученной прямой доставкой, по почте или электронными средствами связи;
  • регистрацию действий и предметов и их доставку;
  • административную и техническую обработку действий и предметов;
  • отправку почты;
  • архивирование, использование и профессиональное ведение архива;
  • отбор архивного материала и уничтожение документального;
  • передачу архивного материала в компетентный исторический архив и т. д.

Акт должен быть персонализирован и согласован с потребностями бизнеса конкретного держателя/создателя.

Перечень категорий со сроками хранения

Этот документ представляет собой таблицы, куда вносят перечень категорий материалов со сроками хранения. Список содержит категории документации по основной деятельности компании, а также бухгалтерскую и юридическую документацию. Важно иметь в виду, что названия категорий из списка и сроки хранения должны совпадать с названиями и сроками, внесенными в архивную книгу. После принятия перечня категорий необходимо отобрать архивный материал.

Свод правил по электронным документам

Этот документ регулирует:

  • работу электронного офиса;
  • порядок работы в информационной системе;
  • защиту электронных документов;
  • доступ к информационным системам;
  • обязательства компании как создателя и держателя материалов в электронной форме и т.д.

Сроки хранения документов, не признанных архивными для долгосрочного хранения, определяются исходя из потребностей создателя/хранителя и правовых норм для использования в текущей деятельности.

Требования к хранению документации в электронном виде в Сербии

Компаниям Сербии необходимо принять положение, регулирующее хранение документации в электронном виде. Этот документ должен учитывать ряд правовых и технических требований:

  • сохранение документации производится в формате, пригодном для длительного хранения (например, старые версии Microsoft Word не могут быть открыты, т.к. текущее ПО их не поддерживает);
  • все элементы исходного документа также должны быть оцифрованы;
  • оцифрованный документ должен быть пригодным для использования, как и первичный в бумажном виде (страницы, печати и подписи должны выглядеть, как в исходном бумажном виде);
  • используемая для этих действий информационная система должна вести журнал всех действий, осуществляемых в течение всего срока хранения документа.

Когда сербским компаниям разрешается уничтожать документацию?

Субъекты хозяйствования в Сербии обязаны 1 раз в год уничтожать документальные материалы с истекшим сроком хранения. Но он предварительно должен быть внесен в архивную книгу, а ее копия передана в компетентный публичный архив. Важно также учитывать, чтобы передавалась информация о тех категориях материалов, на хранение которых публичный архив дал согласие.

Архивные материалы в соответствии с требованием сербского законодательства должны храниться постоянно в первозданном виде. Они даже после оцифровки не подлежат уничтожению.

Защита персональных данных

Часто в документах содержится персональная информация. Поэтому сербским компаниям приходится принимать Регламент хранения и уничтожения персональных данных. 

Закон о защите персональных данных в Сербии не устанавливает сроков хранения персональных данных. Определение надлежащих условий хранения остается на усмотрение оператора персональных данных. Однако ясно, что данные не могут храниться бесконечно или постоянно, учитывая прописанный принцип ограничения сроков. Эти нюансы и регулирует регламент.

Штрафы за нарушение архивного законодательства в Сербии

За нарушение закона под санкции попадает не только компания, но и ответственный сотрудник. Штрафы, которые могут быть наложены на юридическое лицо, составляют от 50 000 до даже 2 миллионов динаров ($420-$17 000), а ответственное лицо в юридическом лице может быть оштрафовано на сумму до 150 000 динаров ($1 270).

Нужна консультация?
Помогите сделать наш портал еще детальней, актуальней и полезней для Вас и Вашего бизнеса.

Адрес вашей почты не будет опубликован.