Зачем проставлять апостиль на регистрационные документы гонконгской компании?

Вы зарегистрировали компанию в Гонконге и желаете открыть для нее счет в иностранном банке, например, в Европе? А может Вы хотите зарегистрировать дочернее предприятие гонконгской фирмы за границей? Или Вы оформили генеральную доверенность в Гонконге и нужно, чтобы она имела юридическую силу в стране Вашего проживания? Это лишь некоторые ситуации, когда для пакета копий регистрационных документов гонконгской компании нужен апостиль. 

Банковские учреждения, государственные органы, контрагенты или любые другие заинтересованные лица в определенных случаях могут запросить у Вашей гонконгской компании те или иные корпоративные документы для работы: для открытия счета в банке или продления уже имеющегося контракта с банком, для открытия дочернего предприятия, заключения крупной сделки и т.д.

В некоторых случаях нужны всего лишь оригиналы документов, и Вы можете просто передать оригинал на определенное время или принести его на встречу с контрагентом или банком для снятия копии, которая заверяется запрашиваемой стороной. Здесь стоит отметить, что некоторые документы гонконгских компаний оформляются в виде «оригинальных копий» — документы Реестра, оригиналы которых хранятся в Реестре и не выдаются гонконгской компании, но во время оформления выдают второй экземпляр с пометкой «копия», или, как в случае с Уставом, печатается набор таких копий.

Если у Вашей компании запрашивают не оригиналы, а заверенные копии документов, в первую очередь нужно получить от запрашиваемой стороны конкретный перечень документов и вид заверения. Последнее зависит только от запрашиваемой стороны. Например, гонконгские банки принимают заверение аудиторов и не принимают нотариальное заверение нотариусов России. Российские государственные органы при покупке доли российской компании обычно запрашивают документы с апостилем. А материковый Китай, так как не принимает апостиль, как правило, запрашивает специальную форму легализации через уполномоченного клерка.

На сегодняшний день в Гонконге существуют разные способы заверения корпоративных документов:

• Заверение аудиторами (Certified Public Accountants, CPA). Этот вид заверения повсеместно принимается в Гонконге и в некоторых европейских банках.
• Заверение у нотариуса. Это самая привычная форма заверения. Если заверить нужно несколько документов, то они, обычно, сшиваются в один комплект и заверяются в сшивке. Как правило, нотариусу для работы нужны оригиналы документов. В некоторых случаях необходимо не заверение подлинности копии, а заверение подлинности подписи – в таком случае лицу, которое подписывает документ (обычно это директор компании) нужно посетить нотариуса в Гонконге.
• Заверение Реестром. Копии, заверенные таким способом, обычно принимают контрагенты и некоторые банковские учреждения. Для государственных органов и судов вне Гонконга такое заверение скорее всего не подойдет. Документы, как правило, заверяются только по отдельности, и не сшиваются.
• Консульская легализация. Этот вид легализации – это специальная форма надписи, которая совершается на документе, чтобы подтвердить законность его выдачи в своем государстве и придать легальность для его использования на территории других стран, которые не являются участниками Гаагской конвенции 1961 года. Требования к самим документам, стоимость и сроки легализации в каждой стране свои.
• Апостиль. Апостилирование документов – это наиболее распространенный вариант для использования документов вне страны их выпуска. Этот вид заверения принимается в странах-участниках Гаагской конвенции 1961 года, в том числе в Гонконге, в России, Украине, на БВО и в других юрисдикциях. Не выпускается и не принимается в государствах, которые не присоединились к конвенции, в частности, в ОАЭ, в Китае и в Сингапуре.
• Заверение копий документов гонконгской компании клерком, который уполномочен Министерством Юстиции Китая на заверение документов в Гонконге (China Appointed Attesting Officer) и удостоверение печатью компании China Legal Services (Hong Kong) Limited. Так как Китай не является участником Гаагской конвенции, он не принимает апостилированные документы. Гонконг, хоть и является Специальным Административным Районом КНР, по сути – отдельная юрисдикция, поэтому для учреждения дочерней компании или регистрации представительства на территории материкового Китая нужно предоставить легализованные документы. Для гонконгских компаний применяется специальный вид заверения у уполномоченного клерка. У этого вида заверения документов свои особенности и обычно процедура немного сложнее, чем простое заверение у нотариуса, и зависит от состава документов. Стоимость и сроки процедуры индивидуальны в каждом отдельном случае.

В этой статье мы подробно рассмотрим такой метод легализации документов, как апостиль.

Что такое апостиль и для чего он нужен?

Благодаря развитию международных политических, экономических и социальных отношений большинство стран заменили многоступенчатую консульскую легализацию документов на универсальную и упрощенную процедуру подтверждения подлинности иностранных документов. Апостиль проставляют только в том государстве, которое выдало документ, и будет он действителен во всех государствах, которые присоединились к Гаагской конвенции 1961 года. Эта конвенция установила правила, которые регулируют международное признание юридических документов.

На данный момент к Гаагской конвенции присоединилось 136 стран. Вот некоторые из них: Австралия, Австрия, Азербайджан, Андорра, Аргентина, Армения, Багамы, Беларусь, Белиз, Бельгия, Болгария, Ботсвана, Бруней, Великобритания, Венгрия, Германия, Гернси, Гибралтар, Гонконг, Гренада, Грузия, Дания, Джерси, Доминика, Израиль, Индия, Ирландия, Италия, Казахстан, Кипр, Колумбия, Латвия, Литва, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Мальта, Маршалловы Острова, Молдавия, Монако, Монтсеррат, Нидерланды, Новая Зеландия, Норвегия, Оман, Панама, Польша, Португалия, Молдова, Россия, Румыния, Сент-Люсия, Сербия, Словакия, Словения, США, Таджикистан, Турция, Узбекистан, Украина, Уругвай, Финляндия, Франция, Хорватия, Чехия, Швейцария, Швеция, Эстония, ЮАР, Япония. Из всех стран СНГ к Гаагской конвенции не присоединился только Туркменистан.

Апостиль – это специальный международный штамп, который проставляют на официальных документах и который удостоверяет подлинность подписи лица, которое подписало документ, подлинность штампа или печати, которой скреплен этот документ. Апостиль ставится непосредственно на заверяемом документе или на отдельном листе, который скрепляют с документом. Документ с апостилем не требует какой-либо дальнейшей легализации или каких-либо заверений и принимается официальными органами всех стран-участниц Гаагской конвенции. Вот образец этого штампа:

Заголовок «APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть на французском языке, а вот сам текст апостиля, как правило, составлен на официальном языке выдающего органа.

Для чего это нужно? Дело в том, что для того, чтобы документ, выпущенный в одном государстве, имел юридическую силу на территории другой страны, он должен быть легализирован. Поэтому, чтобы использовать официальные документы гонконгской компании у себя на родине или в другом иностранном государстве, им нужно придать законную силу, а именно, проставить на них апостиль.

Гонконг присоединился к Гаагской конвенции в 1965 году. Апостилирует документы гонконгских компаний Верховный гонконгский суд (High Court), а точнее административный секретарь, его заместитель или помощник.

Как каких документах гонконгской компании проставляется апостиль?

Не все документы в Гонконге могут быть апостилированы. Для проставления апостиля должны быть предоставлены оригиналы или сертифицированные копии документов.

Документы, которые подлежат процедуре апостилирования:

• документы, которые исходят от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции страны, в том числе документы, выданные судебным исполнителем, секретарем суда или прокуратурой;
• административные документы, такие как справки, свидетельства, дипломы и т.д.;
• нотариальные акты (доверенности и т.д.);
• официальные пометки (например, отметки о регистрации), визы, которые подтверждают определенную дату, а также удостоверение подписи на документе, который не засвидетельствован у нотариуса.

Документы, которые не подлежат процедуре апостилирования:

• административные документы, которые имеют непосредственное отношение к коммерческим или таможенным операциям;
• документы, совершенные дипломатическими представительствами или консульскими учреждениями.

При этом стоит отметить, что решения международного арбитража не являются официальными документами, поэтому на них не распространяется действие Гаагской конвенции, которое отменяет требование легализации иностранных официальных документов. Но такие решения можно апостилировать в нотариальной копии.

Если у Вас есть какие-либо вопросы о заверении и легализации документов компаний, зарегистрированных в Гонконге или любых других юрисдикциях, или Вы хотите открыть компанию в Гонконге, пишите на e-mail info@offshore-pro.info.