Какие документы оформляют действующие компании Гонконга?

Гонконг популярен у иностранных инвесторов. Благодаря открытой деловой политике на территории САР регулярно появляются новые компании с зарубежным участием. В законодательстве автономии четко прописаны требования к действующим компаниям, которые нужно соблюдать для сохранения активного статуса. Поговорим о них более подробно. 

Поддержка статуса действующей корпорации

Согласно законодательству Гонконга, фирмы, зарегистрированные на территории САР, должны поддерживать функции корпоративного управления, а также следить за тем, чтобы все необходимые документы и отчетность поступали в Реестр компаний (CR) и Департамент внутренних доходов (IRD). Для этого им необходимо:

• обновлять данные о секретаре и юридическом адресе;
• вести бухучет и аудит финансовой отчетности;
• продлевать регистрацию бизнеса в Гонконге;
• вести внутренние записи;
• проводить годовое общее собрание;
• актуализировать сведения в Реестре компаний (CR);
• подавать налоговые декларации (декларации по налогам на доходы и прибыль подаются в IRD).

Рассмотрим документы, которые гонконгской фирме нужно оформлять каждый год на обязательной основе. 

Продление регистрации

Действующая фирма в Гонконге должна ежегодно продлевать Свидетельство о регистрации бизнеса. Отдел регистрации заранее направляет по юридическому адресу соответствующий запрос — примерно за месяц до истечения срока действия текущего свидетельства. Если платеж за продление регистрации не будет произведен в течение 30 дней после указанной даты, действия фирмы признают незаконными, а саму компанию — оштрафуют. Допустимый срок сбора за регистрацию деятельности — 1-2 недели после истечения срока действия предыдущего Сертификата. 

Сведения о корпоративной структуре компании

Каждое юрлицо, которое планирует продолжать работу на территории Гонконга, должно заполнять форму NAR1 в Реестр компаний Гонконга (CR) на ежегодной основе. Это необходимо сделать в течение 42 дней после годовщины регистрации юридического лица. В противном случае, организацию оштрафуют. 

Согласно Постановлению о компаниях, форма поступает вместе с регистрационным взносом в размере 105 гонконгских долларов. Предполагаются следующие штрафные санкции, исходя из длительности просрочки NAR1:

• от 42 дней после годовщины регистрации, но до 3-х месяцев — 870 HKD;
• 3-6 месяцев после годовщины регистрации — 1 740 HKD;
• 6-9 месяцев после годовщины регистрации — 2 610 HKD;
• от 9 месяцев после годовщины регистрации — 3 480 HKD.

Кроме того, гонконгские фирмы, не соблюдающие правила, в случае признания виновными подлежат судебному преследованию и штрафу до 50 000 гонконгских долларов за каждое нарушение и ежедневному штрафу в размере 1 000 гонконгских долларов.

Важно отметить, что указанный 42-дневный период включает воскресенья и может приходиться на даты государственных праздников. Если последний 42-й день — праздничный либо выходной, итоговый период будет продлен до следующего дня, который не является воскресеньем или государственным праздником. 

Документы в Реестр компаний подают лично или по почте. В последнем случае необходимо подготовить регистрационную форму заранее. Независимо от канала связи, которым будет пользоваться налогоплательщик, поступить в Реестр она должна строго в течение 42 дней.

Помимо денежных штрафов, представители CR могут инициировать судебное преследование компании-нарушителя за игнорирование требований властей о представлении информации, вплоть до удаления названия фирмы из Реестра. 

Даже если фирма очень мала и не вела деятельность в течение последних нескольких лет, ее руководство должно соблюдать требования Постановления — ежегодно заполнять форму NAR1 и вносить регистрационный сбор. Этот документ содержит сведения о действующем юридическом адресе, акционерах, директорах, структуре акционерного капитала и секретаре компании, и их необходимо своевременно направлять в контролирующие органы Гонконга. 

Декларация работодателя о доходе сотрудников

Налоговая декларация работодателя (название формы — BIR56A) включает информацию о заработной плате и пенсиях сотрудников за отчетный период с 1 апреля по 31 марта следующего года. Работодатель должен обновить личные данные каждого сотрудника и рассчитать его годовой доход в соответствии с классификацией доходов из формы IR56B. 

Предварительно форма IR56B заполняется следующими лицами, занятыми в фирме:

• сотрудники, чей годовой доход составляет от 132000 HKD в расчете на одного человека;
• лица, состоящие в браке (независимо от дохода);
• сотрудники, работающие в организации (по совместительству);
• лица, занимающие пост директора (независимо от дохода).

Есть специфические требования к заполнению форм у некоторых категорий сотрудников:

• новые сотрудники — подают форму IR56E в течение 3-х месяцев после начала работы;
• лица, которые перестают работать — должны подать форму IR56F за месяц до увольнения;
• сотрудники, которые уезжает из Гонконга на длительный или постоянный срок, должны подготовить две копии формы IR56G приблизительно за 1 месяц до отъезда из Гонконга. 

Работодатель указывает полную информацию о совокупном вознаграждении сотрудника, независимо от того, где сотрудник фирмы оказывает услуги — в Гонконге или за границей. 

Как правило, Департамент внутренних доходов (IRD) высылает работодателям форму BIR56A в первый рабочий день апреля каждого года. Заполнить и отослать ее налоговикам необходимо в течение месяца с момента получения. 

Налоговая декларация на прибыль

Корпоративная налоговая декларация обязательна к подаче каждый год. Сроки подготовки документа для отправки в адрес IRD различаются в зависимости от того, когда начинается и заканчивается финансовый год. Свои коррективы в дедлайны по декларациям вносит и пандемия коронавирусной инфекции, поэтому оптимальный вариант для налогоплательщика — находиться в постоянном контакте с инспектором и своевременно уточнять информацию. На сегодняшний день предлагается ориентироваться на следующий порядок работы:

• компаниям, чей финансовый год заканчивается с 1 апреля по 30 ноября, нужно подать сведения о прибыли в налоговую администрацию САР не позже 2 мая, без варианта продлить указанный срок;
• компании, у которых отчетный финансовый год длится с 1 декабря по 31 декабря, должны подать налоговую декларацию в IRD не позже 2 мая, и этот срок можно продлить до середины августа;
• если конец финансового года гонконгской компании относится к периоду с 1 января по 31 марта, обратиться с налоговой декларацией в Департамент нужно также до 2 мая включительно, с возможным продлением срока подачи документа до середины ноября. 

Если вы испытываете сложности с подготовкой документов для налоговых органов Гонконга, сотрудники нашей компании готовы прийти на помощь, в том числе в удаленном режиме. Наш многолетний опыт консультаций позволяет работать с самыми неоднозначными и сложными случаями. Ждем ваших обращений по электронному адресу: info@offshore-pro.info. 

Протокол годового общего собрания

Ежегодное годовое собрание (AGM) с обязательным ведением протокола проводится для директоров или акционеров, чтобы они могли обсудить результаты деятельности корпорации и показатели отчетности. В ходе собрания участники могут решить общие вопросы, связанные с работой фирмы — например, назначение секретаря компании, сертифицированного аудитора, и т.д. 

В Постановлении о компаниях сказано, что гонконгская корпорация проводит собрание акционеров в отношении каждого финансового, а не календарного года. Первое AGM проходит в течение 18 месяцев с даты регистрации фирмы, а в последующие разы — ежегодно в эту же дату. На первом годовом собрании нужно определиться с составом директоров, акционеров, назначить секретаря и описать структуру акционерного капитала.

AGM должно быть проведено менее чем через 15 месяцев после предыдущего и в течение 9 месяцев после окончания отчетного периода.

В соответствии с Законодательством Гонконга, за 21 день до ежегодного годового собрания компания должна подготовить и представить акционерам пакет документов, одобренных директорами: 

• отчет о прибылях и убытках, а также бухгалтерский баланс, проверенные сертифицированным аудитором в Гонконге и направленные в налоговый департамент;
• отчет директоров — заверенный аудитором перечень директоров и акционеров, держащих акции на протяжении данного года.

Компания должна уведомить участников о дате проведения собрания минимум за 21 день, за исключением особых пометок о более длительном периоде, прописанных в Уставе. 

Согласно Постановлению о компаниях, общее собрание может проходить в двух или более местах с использованием коммуникационных технологий, позволяющих участникам, которые физически не присутствуют вместе в одном пространстве, слушать других, выражать свою позицию по разным вопросам и принимать участие в голосовании. 

Годовое собрание акционеров не обязаны проводить гонконгские корпорации, которые могут решить все вопросы в письменном формате. Для того, чтобы уведомить участников о письменном решении, всем участникам высылаются копии документов. Это необходимо сделать заранее, либо в день вступления в силу указанных постановлений. 

Кроме того, каждая коммерческая организация, зарегистрированная на территории САР, может отказаться от процедуры AGM посредством резолюции общего собрания, одобренной всеми участниками. 

Подача сведений в Реестр компаний

Согласно законодательным нормам Гонконга, в компании, имеющей регистрацию в данной юрисдикции, должен быть по крайней мере один директор и один акционер. Резидентство директоров и акционеров не имеет значения. Возраст директора или акционера (если это физическое лицо) — строго от 18 лет. Также корпорация должна назначить ответственного секретаря — физическое лицо или организацию с резиденством в Гонконге. 

Каждая гонконгская фирма должна поддерживать актуальность указанных сведений. Ей следует вовремя информировать CR обо всех изменениях, которые касаются следующих пунктов:

• назначение или увольнение секретаря и директора — в течение 14 дней с момента данных изменений;
• выпуск или перераспределение акций — в течение месяца с момента осуществления указанной операции;
• увеличение акционерного капитала — уведомление должно поступить в Реестр компаний в течение 15 дней с момента изменения состава АК.