Поскольку все в мире становится более цифровым, неудивительно, что и бизнес за границей также ищет способы для упрощения платежей. И чаще всего этого можно достичь, используя e-invoicing или форму электронного выставления счета. В среднем между прямой оплатой и затраченным временем, стоимость обработки счета-фактуры — составляет примерно 30 евро. Однако обработка электронного счета — даже с учетом стоимости программного обеспечения, может обойтись вам всего лишь за 7 евро.
С ручными и бумажными процессами финансовые отделы тратят слишком много времени на исправление ручных ошибок и выполнение повседневных, повторяющихся задач, которые истощают рабочий день. Поэтому, электронные платежи — беспроигрышный вариант и многие предприниматели из России, Украины и Казахстана смогли уже оценить все преимущества этого инструмента. Итак, мы предлагаем вам разобраться в вопросе, почему бизнес за границей должен использовать e-invoicing.
Почему бизнес за границей использует e-invoicing?: что такое электронное выставление счета
Электронное выставление счетов определяется как обмен и хранение юридически действительных счетов в электронном формате только между торговыми партнерами. Как правило, электронные счета-фактуры не требуют бумажного носителя, но юридически они так же важны, как и платежные документы на бумажном носителе. Они используются как подтверждение оплаты или как налоговые оригиналы.
Однако для того, чтобы электронный счет был действительным, он должен содержать правильные данные и быть достоверным, а именно: соответствовать установленным требованиям, четко указывать полученные товары или услуги и быть исполняемым на основе условий оплаты, установленных продавцом до совершения операции.
Также, не забывайте, уничтожать такие документы нельзя, они могут потребоваться для предоставления отчетности в налоговые органы. И в каждой стране есть свои сроки для их хранения, например: в Великобритании — 22 месяца, в России и Украине — 5 лет, в Штатах — 3 года.
Почему бизнес за границей использует e-invoicing?: преимущества выставления счетов
Электронное выставление счетов-фактур является хорошей идеей по многим причинам, и одной из наиболее важных является способность исключить из процесса человеческий фактор. Дело в том, что бумажные счета-фактуры вводятся вручную в системы AP, и этот процесс, занимает массу времени и обычно полон ошибок. Кроме того, бумажные счета часто перемещаются из одного места в другое, что увеличивает риск их потери или задержки с получением или выполнением.
Принимая во внимание только одно это преимущество, электронное выставление счетов может сэкономить компаниям примерно до 80% текущих затрат на управлении оплат. Вот какие преимущества получает бизнес за границей от e-invoicing:
- быстрые платежные циклы
- лучшая способность анализировать исполнение контракта
- упрощение отслеживания транзакций
- легкость в разрешении споров
- простота в анализе расходов
- точность транзакций
- высокая степень аудита онлайн-операций
- предотвращение ошибок, потерь и мошенничества
- улучшение отношений между поставщиком и клиентом
- снижение расходов на закупку бумаги
Например, среди современных платежных инструментов, услугу e-invoicing предлагает британская платежная система, к тому же, платформа дает уже готовые шаблоны для облегчения работы бизнеса за границей.
Почему бизнес за границей использует e-invoicing?: электронное выставление счетов для международных транзакций
Абсолютно все преимущества e-invoicing уже реализованы в компаниях, которые регулярно работают на международном уровне. Выставление счетов в электронном виде позволяет поставщикам легче взаимодействовать со своими зарубежными клиентами, существенно устраняя языковой барьер, используя единую структуру шаблонов, которая автоматически распознается системами электронного выставления счетов.
К тому же, поставщику и заказчику больше не нужно сталкиваться с отправкой документов по всему миру, и мы знаем с вами, что это дорогостоящий процесс, который может занять недели или даже месяцы в зависимости от того, куда документы необходимо отправить, и от надежности почтовой службы в конкретном регионе.
Как начать работу с электронными счетами?
Независимо от того, как был сгенерирован электронный счет, важно убедиться, что вы избегаете серьезных комиссий при его оплате. Например, для международных переводов такой инструмент, как британская платежная система существенно снижает стоимость оплаты счетов. К тому же, вы сможете использовать 34 валюты, и получать оплаты на свои банковские реквизиты в таких распространенных валютах, как: фунты, евро, доллары США и российские рубли.
А в дальнейшем это позволит вам осуществить последующую быструю оплату счетов своим партнерам уже на местном уровне. И мы с вами знаем, что для национальных транзакций наиболее важным является обеспечение того, чтобы ваши поставщики получали деньги с помощью предпочитаемого ими способа оплаты.
Настраивать международные платежи в бизнесе, особенно, валютные, задача ответственная. Но правильно подобранные платежные инструменты помогут улучшить ваш бизнес за границей, сэкономить время и деньги. И если вы не знаете, как оплатить счет за рубежом или как открыть счет в платежной системе, свяжитесь с нами по адресу: info@offshore-pro.info.
