Секретарь компании в Великобритании: обязанности и ответственность

Регистрация компании в Великобритании – популярное решение для тех предпринимателей, которые заботятся о престиже своего предприятия и желают расширить географию бизнеса. Прежде чем решиться на учреждение фирмы, необходимо более подробно узнать об обязанностях и ответственности должностных лиц. До 2006 года все британские частные предприятия обязаны были иметь секретаря.

 Но в 2006 году это требование упразднили. На сегодняшний день требование актуально только для публичных компаний с ограниченной ответственностью(PLC).Однако многие владельцы других организационно-правовых форм бизнеса все равно прописывают эту должность при формировании штата. Мы расскажем более подробно об обязанностях и ответственности секретаря в британской компании.

Что должен делать секретарь британской компании

К секретарю компании в Великобритании не предъявляется конкретных требований о квалификации – главное, чтобы он был компетентен и обладал достаточным уровнем ответственности. Стоит заметить, что ответственность юридического характера лежит все же на директоре компании в Великобритании. Ведь из-за невыполнения секретарем своих уставных обязанностей, которые привели к проблемам в фирме, отвечает именно он.

Хотя в законе о компаниях не прописаны официальные требования к секретарю, в его типичные обязанности входит:

· ведение реестров компании и ее уставных записей;

· предоставление записей и реестров британской компании для публичного просмотра по адресу зарегистрированного офиса или по адресу SAIL;

· подготовка и подача годового отчета;

· уведомление Регистрационной палаты о возможных изменениях в регистрационных данных фирмы;

· ведение точных и актуальных учетных записей;

· отслеживание финансового положения компании;

· уведомление директоров и акционеров компании о любых финансовых расхождениях или проблемах;

· подготовка и подача налоговых деклараций компании;

· уплата налога на прибыль;

· регистрация компании в системе VAT(если это необходимо);

· организация заседаний совета директоров и общих собраний;

· уведомление соответствующих сторон о предстоящих встречах;

· подготовка протоколов встреч;

· раздача протоколов встреч уполномоченным лицам;

· подписание внутренних корпоративных документов от имени компании и ее директоров;

· выдача сертификатов акций;

· подача заявлений в Регистрационную палату;

· назначение аудитора или бухгалтера.

Секретари компаний в Великобритании также обязаны заботиться о сохранности корпоративной печати, заботиться о постоянном наличии канцтоваров для внутреннего пользования. Открытие компании в Великобритании

В чем разница между секретарем британской компании и ее директором?

Директора несут ответственность за обеспечение законного процесса управления компанией и выполнение всех уставных требований. Тогда как секретарь несет за все это только личную ответственность.

Директор компании имеет право как назначить, так и снять секретаря с должности, определять спектр его обязанностей. Хотя директора и секретари могут взаимозаменяемо выполнять одни и те же обязанности, но уровень ответственности все же у них разный. То есть, за грубые ошибки секретарей, которые негативно повлияли на деятельность компании, будут отвечать директора.

Кого можно назначать на должность секретаря британской компании?

Секретарем британской компании может быть любое физическое лицо, включая акционеров или директоров  компании. То есть последние могут совмещать две должности. Также в роли секретаря может выступать юридическое лицо, бухгалтер, дипломированный секретарь или компания, предоставляющая административные услуги. Должность не могут занимать аудиторы компании.

Может ли директор быть одновременно и секретарем компании?

Да, такая возможность предусматривается. На этот счет отсутствуют какие-либо законодательные ограничения. Директор компании может одновременно выступать и ее секретарем. Однако такое решение довольно рисковое, так как, взвалив на себя дополнительные обязанности, директор вряд ли сможет в полном объеме заниматься руководством фирмы. Задача секретаря заключается именно в снижении рабочей нагрузки директоров.

Кроме этого, некоторые документы требуют отдельной подписи директора и отдельной подписи секретаря. Если эти роли выполняет один и тот же человек, то только одной его подписи будет не достаточно.Открыть компанию в Великобритании со счетом в платежной финансовой платформе и мерчант-аккаунтом

Может ли акционер одновременно быть и секретарем компании?

Да, этот вариант также возможен. Если акционер старше 16 лет, не является аудитором компании, то он может также быть по совместительству и секретарем. Важно, чтобы акционер не был ранее признан банкротом.

Как назначить секретаря британской компании?

Это должностное лицо назначают по решению совета директоров. Далее необходимо проинформировать Регистрационную палату о назначении, используя форму AP03, включающую следующую информацию:

· дата назначения секретаря;

· личные данные (ФИО) должностного лица;

· адрес проживания секретаря и юридический адрес компании;

· подписи нового секретаря и директора.

Заполненную форму можно отправить в онлайн-режиме. Полученные сведения будут внесены в обязательный реестр секретарей компании.

Как уволить секретаря британской компании?

Уволить секретаря можно, если большинство директоров согласны с этим решением. Также должностное лицо может инициировать свою отставку самостоятельно, написав соответствующей заявление

Процедура увольнения секретаря британской компании:

1. Необходимо провести заседание совета директоров, в ходе которого будет принято решение об отставке секретаря.

2. Зарегистрировать отставку секретаря в официальном реестре компаний.

3. В течение 14 дней после отставки необходимо уведомить об этом решении Регистрационную палату по форме TM02.

4. При необходимости уведомить банк, что прежний секретарь больше не имеет полномочий подписывать корпоративные счета.

Стоит помнить, что все данные о секретаре, которые поданы в Регистрационную палату, будут отображаться в общедоступном реестре.

Если вам необходима помощь в регистрации компании в Великобритании, открытии счета, назначении секретаря или в прочих процессах – обращайтесь к нам посредством электронной почты info@offshore-pro.info.