Почему предпринимателю важно иметь отдельный рабочий номер телефона: 9 причин разделять работу и личную жизнь

Начинающие предприниматели на старте своего бизнеса зачастую не заморачиваются на приобретение отдельного телефонного номера для работы. Это объясняется удобством, так как один номер упрощает управление и поддержку коммуникации. К тому же такое решение позволяет сэкономить деньги и быть с клиентом на связи в любое время суток. Но смешение сфер может оказаться раздражающим фактором и препятствовать поддержанию баланса между работой и личной жизнью. Почему опытные предприниматели рекомендуют выделить отдельный номер телефона для рабочих звонков? Представляем вашему вниманию 9 причин того, почему не стоит смешивать работу и личную жизнь.

1. Сохранение конфиденциальности

Личные звонки окажутся менее конфиденциальными, если на них будет отвечать посторонний человек в лице сотрудника фирмы, и наоборот, бизнес-звонки могут быть менее профессиональными, если они ведутся в личной обстановке. Раздавать визитки с личным номером и распространять один и тот же номер по всему интернету — не лучшая идея. Умение отличать профессиональные звонки от личных очень важно, а обеспечить такое разделение можно только имея два разных номера телефона – для приватных и деловых звонков. 

Более того, знающие люди советуют завести не просто отдельный номер телефона для рабочих нужд, а выделить отдельный телефонный аппарат для этого. Ведь таким образом можно четко обозначить границы коммуникации. Многие клиенты не обращают внимание на часы или дни работы компании и звонят вечером, в выходные или праздничные дни. Если предприниматель использует отдельные номера телефонов для работы и личных звонков, то в нерабочие часы и выходные дни можно переключать рабочий номер на автоответчик. Использование отдельного номера способствует сохранению личной конфиденциальности. Появляется возможность избежать предоставления личного номера телефона посторонним лицам и сохранить контроль над тем, кто имеет доступ к личной связи.

2. Профессиональный облик

Использование отдельного номера для деловых звонков создает профессиональное впечатление на клиентов, партнеров и клиентов. Это позволяет разделить личные и рабочие коммуникации и показать свое серьезное отношение к бизнесу. Отдельные корпоративные номера телефонов позволят сформировать положительный деловой имидж компании. Еще несколько причин того, почему вашему бизнесу необходим отдельный номер телефона:

• Профессионализм. Использование отдельного номера для деловых звонков подтверждает тот факт, что компания серьезно относится к своей деятельности и обеспечивает удобный профессиональный способ связи с клиентами и партнерами.
• Упрощенная идентификация компании. Когда у фирмы есть собственный бизнес-номер, клиенты могут легко определить, что они связываются именно нужной компанией, а не звонят по какому-то непонятному номеру. Это уменьшает путаницу и повышает доверие.
• Контроль и организация. Отдельный рабочий номер позволяет более эффективно управлять и организовывать деловые звонки. Можно легко отслеживать и регистрировать обращения абонентов, настраивать автоответчики и перенаправления, что способствует более высокому уровню обслуживания клиентов.

Многие сервисы бизнес-телефонии предоставляют своим клиентам  профессиональные функции в виде голосовой почты, мультилинейности и аналитики звонков. Эти функции способствуют более эффективной и профессиональной работе с клиентами.

3. Контроль над временем

Отдельный рабочий номер позволяет лучше контролировать время, когда предприниматель доступен для рабочих звонков, и когда он находится вне рабочего режима. Если ему звонят в нерабочее время, ночью, ранним утром и в выходные дни, то это может привести к выгоранию и даже депрессии. И наоборот, установить эффективный контроль над рабочими часами путем определения четких границ при помощи отдельного рабочего телефона позволяет быть более продуктивным.  В нерабочее время корпоративный номер можно подключать к автоответчику, настраивать другие вспомогательные программы, которые не требуют личного общения с оператором. 

4. Соблюдение баланса между работой и личной жизнью

Поддержание здорового баланса между работой и личной жизнью зачастую оказывается серьезной проблемой в нашем цифровом мире. Бывает очень сложно абстрагироваться от рабочих процессов в выходные дни. Вдвойне сложно, это сделать, если для работы и личных звонков используется один номер. 

Недавнее исследование Американской ассоциации психологов показало, что люди, которые постоянно проверяют свой телефон, испытывают больший стресс, чем те, кто этого не делает.

Некоторые исследования open.edu также показали, что с развитием смартфонов серая зона между работой и домашней жизнью стала еще более размытой. 

Добавление отдельного номера для деловых звонков поможет предпринимателю найти оптимальный баланс между личной жизнью и работой. 

Согласно опросу Qualtrics, главная причина, по которой сотрудники работают в нерабочее время, — это проверка важных электронных писем, текстовых сообщений или телефонных звонков. А более 60% сотрудников говорят, что они «всегда» или «очень часто» используют свои телефоны, чтобы продолжить работу внеурочное время, в том числе утром, вечером и в выходные дни.

Постоянное размытие границ между работой и личной жизнью может привести к хронической усталости, стрессу и выгоранию. 

5. Удобство обработки деловых звонков

Отдельный рабочий номер можно настроить на определенные бизнес-процессы, в виде автоматического перенаправления звонков, голосовой почты и записи разговоров. Это повышает эффективность обработки деловых звонков и обеспечивает более продуктивное взаимодействие с клиентами и коллегами. Также в нерабочие часы можно настроить функцию персонального приветствия. Деловое голосовое приветствие может звучать так:

«Здравствуйте, вы позвонили Адаму Смиту, операционному менеджеру Howard International, Inc. Сейчас я недоступен. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер телефона и сообщение, и я перезвоню вам как можно скорее».

Сегодня существуют множество специальных программ для корректировки, усовершенствования и анализа телефонных звонков. Подключив одну из них к рабочему номеру телефона, можно записывать разговоры с клиентами для дальнейшего анализа спроса и предложений, собирать данные клиентов в нерабочие часы и многое другое.

Системы бизнес-телефонии и обработки звонков могут предоставлять аналитические данные о звонках, что помогает в оценке эффективности маркетинговых кампаний, обслуживания клиентов и других бизнес-процессов.

6. Соответствие законодательству

В некоторых отраслях и юрисдикциях существуют законодательные требования по поводу наличия у компании отдельного номера для деловых звонков. Нарушение такого требования может привести к штрафам. Зачастую при регистрации оффшорной компании предприниматели используют услуги виртуального офиса. В этом случае фирма получает юридический адрес, почтовый адрес для приема корреспонденции, а также ей выделяется специальная телефонная линия с местным номером. На этот номер будут звонить клиенты, а обработка входящих телефонных звонков будет проводиться при помощи специально нанятого секретаря оператора или при помощи специальных программ.

 Использование корпоративного номера в рамках услуги «виртуальный офис» может быть оптимальным выходом для многих предпринимателей.

7. Маркетинг и реклама

Отдельный бизнес-номер может быть легко использован в рекламных и маркетинговых материалах, что облегчит клиентам процесс коммуникации с компанией. Если этот же номер будет использоваться и для личных звонков, то возникнет путаница. 

Используя отдельный номер в различных рекламных кампаниях (например, в онлайн-рекламе, брошюрах, листовках), можно легко отслеживать, какая реклама наиболее эффективна. Это позволяет оптимизировать рекламный бюджет, инвестируя больше в успешные кампании.

Многие сервисы предоставляют аналитические данные о звонках на бизнес-номер, включая информацию о длительности звонков, местоположении звонящего и источнике звонка. Эти данные могут помочь предпринимателю понять, как клиенты взаимодействуют с его рекламой и сайтом.

Отдельный бизнес-номер помогает поддерживать согласованный бренд в коммуникации с клиентами. 

8. Безопасность и ответственность

Если один и тот же номер телефона используется как финансовый для личных и корпоративных счетов, с его помощью можно получить доступ к конфиденциальной личной и корпоративной информации, то ущерб от мошенников в случае взлома будет невероятный.  Предприниматель может потерять доступ как к личным счетам, так и к счетам компании. Кроме того, злоумышленники получат доступ к хранилищам с личными фото и видео, которые, возможно, не предназначены для широкого просмотра.

Мобильный телефон, используемый для работы, может также стать точкой доступа к конфиденциальной информации компании, поэтому важно устанавливать и часто обновлять любое рекомендуемое программное обеспечение безопасности для защиты от вирусов и программ-вымогателей. 

9. Несоответствие ожиданиям

Клиент вряд ли серьезно воспримет ту компанию, которая для обеспечения бизнес-процессов и коммуникации с потребителями использует личный номер своего владельца. Осуществляя звонок на фирму, клиент ожидает, что на том конце провода его будет приветствовать профессиональный оператор. Если же в итоге трубку поднимает предприниматель и обыденно отвечает “Алло”, то потенциальный клиент скорее всего будет разочарован и потеряет доверие к компании.

В каких случаях не обязательно использовать отдельный телефонный номер

Да, разделение бизнеса и личной жизни очень важно. Но всегда ли целесообразно выделять отдельный номер телефона для рабочих звонков? Использование личного номера телефона в бизнес-целях может быть допустимо в некоторых случаях:

• Небольшой бизнес или стартап. На старте своей деятельности некоторые предприниматели могут использовать личный номер из-за ограниченных ресурсов и бюджета. Однако при росте бизнеса рекомендуется все же перейти на отдельный бизнес-номер.
• Личные бренды. Если бизнес строится вокруг своего личного бренда (например, личный тренер, консультант или блогер), использование личного номера может быть более приемлемым, так как клиенты обращаются к владельцу лично.
• Неформальные коммуникации. Если предприниматель практикует неформальные или временные коммуникации с клиентами в виде обмена сообщениями для уточнения деталей заказа, использование личного номера может быть приемлемо.
• Индивидуальная коммуникация с клиентами в интересах бизнеса. В некоторых бизнес-моделях (например, владельцы небольших кафе или ресторанов), индивидуальное общение с каждым клиентом может быть ключевым элементом успешности. В таких случаях использование личного номера может создать более доверительные отношения с постоянными гостями заведения.

Индивидуальные предприниматели, занимающиеся, например, мелким ремонтом или выпечкой на заказ, вполне могут продолжать использовать в рабочих целях и свой личный номер. Ведь обычно поток клиентов у них не такой большой и каждый из обратившихся очень важен в плане поддержки бизнеса на плаву. В дальнейшем, если они решат расширять бизнес, то можно уже подумать и над отдельным номером. Но для  более крупных компаний, настроенных на плодотворную работу с клиентами, все же недопустимо отсутствие сугубо корпоративных каналов связи.

Обращайтесь к нашим экспертам, если вас интересует возможность заказать услуги по регистрации и сопровождении оффшорных компаний, организации виртуального офиса и экономического присутствия.