Глобальное налоговое управление удаленной рабочей силой

Covid-19 внес изменения в рабочие бизнес-процессы. Карантин и самоизоляция разделили людей на 2 категории: на тех, кто торопился вернуться в офис и тех, кому удобнее работать из дома. Преимущества и недостатки есть у обоих вариантов работы. Эта статья о том, какие риски возникают у глобальных компаний при управлении зарубежными сотрудниками.

Руководители крупных компаний осознали, что глобальные команды эффективны при удаленной работе. Издержки на содержание офисов составляют во многих отраслях до 30% общих затрат. Стал актуальным вопрос — если членам удаленной команды не нужно физически быть в одном офисе для сотрудничества, то зачем тратить средства на конференции, семинары и выставки, которые проводились в крупных городах? Онлайн формат мероприятий дешевле и безопаснее оффлайновых мероприятий.

За сохранение в 2021-м году удаленного формата работы и мероприятий выступает, более 40% сотрудников. Но, если вы нанимаете сотрудников для удаленной работы, то зачем ограничиваться рынком одного города и страны? Тренд на зарубежных профессионалов сформирован и набирает силу. Вопрос лишь в управлении налогами и затратами на иностранных специалистов.

Смена парадигмы

Социальный эксперимент массового перевода сотрудников в онлайн признан положительным во многих компаниях. Например, Microsoft считает, что производительность сотрудников на удалёнке выросла, но признает, что креативность упала и предлагает изменение в процессах онлайн работы. Но, если ваши работники — иностранные граждане, то после закрытия границ они физически не попадут в страну. Поэтому, для таких сотрудников онлайн занятость остается единственно возможной формой получения средств к существованию, так же как и для вас — получить их услуги. 

Поэтому так важны варианты адаптации бизнеса к новым видам удаленного управления персоналом. 

Однако, удалёнка поднимает трудные вопросы налогообложения иностранных сотрудников. Парадоксально видеть, что глобальная «немобильность» обладает рисками для организаций, управляющих международной мобильной рабочей силой. HR-cпециалисты перешли от управления переездами сотрудников из других стран к организации труда персонала, вынужденного остаться дома. 

В 2020 году происходит смена традиционных рабочих процессов, становящихся нормой. Разрабатывается новая структура удаленного управления штатом на постоянной основе. Лидеры бизнеса предлагают своим сотрудникам свободный выбор где им работать и продлили возможность работать из дома до лета 2021 года. 

Мы — свидетели того, как отделы глобальной мобильности и налоговые службы начали переключать своё внимание с немедленного реагирования на стратегическое планирование в этом новом мире работы. В этой статье мы сосредоточимся на налогообложении новой системы трудовых взаимоотношений.

Международные модели дистанционной работы

Закрытие границ во время второй волны пандемии привели к появлению двух непреднамеренных моделей удаленного сотрудничества между нанимателем и работником:

Модель A: Работа дома, а не в стране, где расположен работодатель.

Сотрудник нанят на работу иностранной компанией и работает на прибыль работодателя, находящегося в другой стране. 

Работодатель является налоговым резидентом в стране B.

Условно назовём эту модель — “Раздельная” или “Модель Фрилансера”.

Модель B: Работа в стране проживания, но в интересах филиала иностранного работодателя.

Сотрудник работает в компании А и находится здесь же, но эта компания — филиал иностранной компании B. 

Условно эту модель назовём “Филиальная” или “Модель Резидента”. 

Кажется, что эти модели похожи, но это не так с точки зрения начисления налогов.

Международные налоговые последствия применения различных моделей удалённой работы

До пандемии Модель A считалась неприемлемой, с точки зрения политики компании в «нормальные» времена, за исключением коротких командировок. Закрытие границ навязывало этот сценарий сотрудникам многих глобальных компаний. 

Модель Фрилансера характеризуется рядом налоговых проблем:

• Необходимость открытия Постоянного Представительства (далее — PE) иностранной компанией в стране, где работает сотрудник. Он может создать PE в стране A для иностранного работодателя, требуя отнесения прибыли на филиал в стране A. Таким образом, инициируется выполнение обязательств по корпоративному налогу. В руководстве “О работе в домашнем офисе”, изданном Организацией Экономического Сотрудничества и Развития (далее — ОЭСР), говорится, что это низкий риск, временный и исключительный, но это не относится к долгосрочной перспективе;

• Обязательства работодателя. Компания, находящаяся в стране B, может иметь обязательства по удержанию налога с заработной платы и социальному обеспечению в стране A, т.к. она платит зарплату своему сотруднику именно там. Сейчас, некоторые из социальных требований — ослаблены на время карантина, но это не навсегда;

• Вид на жительство. Работник может изменить статус налогового резидента, что повлияет на зарплату, получаемую на руки, а также на статус пенсии и социального обеспечения;

• Косвенный налог. Работодатель в стране B может подвергнуться риску получения претензий по уплате НДС в стране A, где находится его сотрудник, которому могут потребоваться товары и услуги для выполнения его рабочих обязанностей;

• Экономическое присутствие (Substance). Если сотрудник входит в высшее руководство или он член совета директоров компании в стране B, то место принятия решений этой компании может повлиять на корпоративное резидентство (место действительного управления) и расположение головного офиса компании. Это может иметь негативные последствия для модели трансфертного ценообразования и всей цепочки создания стоимости; 

• Иммиграция. Работник может не иметь права работы в стране A, если он является иностранным гражданином (а работодатель в стране B, в свою очередь, не может предоставить разрешение на работу в стране A);

• Трудовое и отраслевое регулирование. Работодатель в стране B сталкивается с трудовым законодательством и другими местными нормативными актами в стране A, к которым он не подготовлен или не считает нужным соблюдать. Это проблематично для регулируемых отраслей, например для финансовых услуг.

По этим причинам традиционная политика мобильности сотрудников влекла за собой перевод иностранных специалистов на физическое место работы за рубеж. Это решение соотносилось с действующими международными налоговыми правилами, основанными на уплате служащими налога по месту жительства. Либо работодатель удерживал подоходный налог в той стране, где это делается из получаемого сотрудником дохода. 

Этот принцип вряд ли быстро изменится, т.к. от этого зависят глобальные поступления налогов в бюджеты. В то же время, он идёт вразрез с интересами глобального рынка труда, переходящего к удаленной работе на долгосрочной основе, к которой переходит всё больше компаний.

Модель B возникла в течение последних нескольких месяцев, когда сотрудникам приходилось начинать работу в зарубежных филиалах, но они не могли физически переехать в это место. Многие организации отменили или отложили международные переводы или назначение рабочих мест между организациями группы до тех пор, пока не откроются границы. Однако бизнес-подразделениям нужны эти люди, где бы они ни находились. До пандемии бизнес редко заботился о том, работают ли сотрудники из дома в стране А или стране Б, при условии, что они справляются со своими обязанностями. В некоторых случаях, после наступления карантина у этих сотрудников изменились должности, порядок подчинения и компенсации, даже если их законный работодатель и местонахождение не менялись.

Модель B всегда использовалась для конкретных региональных или глобальных проектов. Поэтому международный бизнес с удаленными сотрудниками будет её использовать в текущих кризисах с большей вероятностью, чем модель Фрилансера. Похоже, что именно Модель B станет основным «обходным решением» в ближайшие годы.

Филиальная модель представляет гораздо меньше рисков соблюдения налоговых требований, описанных в Раздельной. Конечно, остается риск постоянного представительства, даже если физическое лицо по закону не является сотрудником иностранного филиала. Но, как только сотрудник создаст постоянное представительство компании B в стране A, то потребуется распределение прибыли (с применением принципов трансфертного ценообразования).

Ситуация с удаленными иностранными сотрудникам ставит потенциально более сложный вопрос о трансфертном ценообразовании, даже если PE не создается. Если эти договоренности являются временными (на время закрытых границ), то по финансовым и групповым налогам может не потребоваться возмещение затрат по организации-нанимателя на аффилированного бенефициара за услуги удаленного сотрудника. Но, в долгосрочной перспективе нужно решение о трансфертном ценообразовании в тех случаях, когда они становятся постоянными:

Организация-наниматель может не требовать вычета корпоративного налога на расходы работника, если они не вносят продуктивного вклада в эту организацию.

Организация-работодатель должна компенсировать на коммерческой основе предоставление услуг ее сотрудником иностранному филиалу.

Необходимо будет определить и задокументировать соответствующую методологию, с учетом затрат, налогообложения и т.д.

Если после COVID-19, международная удаленная работа станет более распространенным явлением, то надежные рекомендации по внедрению учета трансфертного ценообразования будут жизненно необходимы.

Новые рамки управления сотрудниками

Глобальные компании предлагают ряд вариантов политики мобильности, которые подходят для конкретных обстоятельств — постоянного перевода, командировок, работы из соседней страны или фрилансером, работающим из разных стран. 

Эти варианты служат ограждениями для организации международных переездов сотрудников. Необходимо, чтобы они осуществлялись с соблюдением налогового законодательства при отборе, оценке, начислении затрат, маркировке собственного капитала, сборе информации о компенсациях и распределениях по платежным ведомостям и т.п.

Также потребуется разработка политики «немобильности» для введения юридически выверенных рамок для удаленной работы из-за рубежа. Это будет связано с реализацией модели B, описанной выше. Следовательно, основное внимание будет уделяться соблюдению требований корпоративного налогообложения, а наемных работников, которые для местного работодателя останутся неизменными.

Ниже приведены два возможных варианта введения в действие Модели B.

Подход «белого списка»

Цель этого подхода — упростить последствия договоренностей о корпоративном через ограничения. Например, с помощью комбинирования стран, обязанностей и полномочий иностранных сотрудников. 

Белый список преследует следующие цели:

Исключить создание постоянных представительств. 

Не передавать удаленными зарубежным сотрудникам должности, которые включают полномочия по заключению контрактов от имени иностранной организации. 

Избегать страны, не являющиеся участниками производственных и торговых договоров, равно как и налоговые органы, которые занимают слишком расплывчатую или агрессивную позицию в отношении PE;

Включить должности, в которых затраты плюс, или аналогичная плата в соответствии со стандартным Соглашением об уровне обслуживания (SLA) является подходящей для услуги, предоставляемой организацией-работодателем этому физическому лицу. И наоборот, если физическое лицо предоставляет услуги как часть более сложной цепочки создания стоимости, а принцип «затраты плюс» неуместен, или потребуется корректировка моделей трансфертного ценообразования, то такие должности убираются из штата. Конечно, могут быть обстоятельства, при которых не требуется дополнительных затрат и SLA. Однако, для подтверждения этого потребуются местные рекомендации. 

Избегать должностей, которые вносят вклад в присутствие предприятия в стране иностранных сотрудников, особенно на уровне исполнительного комитета. Аналогичным образом руководящие роли на уровне подразделений могут не подходить для удаленной работы иностранных сотрудников;

Глобальные и региональные роли удаленных иностранных сотрудников (кроме продаж и высшего руководства) могут соответствовать снижению рисков, особенно если они отсутствовали до последнего времени;

Исключить лиц, предоставляющих услуги, регулируемые на местном уровне, или направить их к юрисконсульту по соблюдению правовых и нормативных требований как можно быстрее; 

Политика глобальной компании должна удерживать сотрудников от переезда в страны с низкими налогами.  Поощряйте поведение, при котором сотрудники стремятся к высокооплачиваемой должности в странах с низкой стоимостью жизни.

В конечном итоге такой подход может существенно сузить должности сотрудников и страны, в которых возможна удаленная работа. Однако, это также откроет дверь для новых договоренностей, не допуская несоответствия и непоследовательности «всеобщности».

Глобальная компания по трудоустройству

Крупные корпорации уже используют Глобальные Компании по трудоустройству (далее — GEC) для управления международными мобильными группами сотрудников. Прикомандированного сотрудника нанимают в GEC и сразу же направляют работать по договору туда, где он нужен (вместо того, чтобы быть нанятым их прямым иностранным работодателем). 

GEC удобно использовать в организации удаленной работы, но всё должно соответствовать обстоятельствам конкретного бизнеса.

Теоретически, GEC изолируют затраты и риски в одной организации, снижая сложность и затраты на соблюдение нормативных требований разных стран, а также упрощая SLA и распределение прибыли, по сравнению с участием десятков различных комбинаций трудового и налогового законодательства.

Компании по трудоустройству используются для агрегирования и распределения услуг (которые определяются отдельными лицами и их должностями) остальной части группы, без традиционного перемещения сотрудника. Это полезно, когда услуги, предоставляемые между организациями в рамках договоренностей о дистанционной работе, достигают критической массы, по отношению к местоположению / региону. Таким образом, GEC становится управляющей или сервисной компанией, что однако создает отдельные проблемы.

Поэтому, нельзя сказать, что GEC — единственное решение. Если GEC, базирующаяся в стране A, нанимает сотрудника, работающего из дома в стране B, и продает его услуги филиалу в стране C, то бизнесу придется иметь дело с обязательствами по соблюдению налоговых требований в соответствии с моделью A или B, описанных выше. Так что, это не всегда будет упрощением.

Поэтому, перспективным станет комбинирование «белого списка» с GEC для преодоления некоторых из указанных выше проблем. Но, всё решается в зависимости от специфики трудового законодательства конкретных стран и области применения опыта иностранных сотрудников.

Вывод

Эксперимент над удаленной организацией труда, навязанный пандемией, выпустил джинна, которого трудно заманить обратно в бутылку.  Многие специалисты стремятся работать удаленно, и работодатели видят выгоду этого несмотря на проблемы, связанные с политикой расходов, кибербезопасностью, IT-инфраструктурой и пр. 

Международный аспект работы на дому всегда был сложным, поскольку традиционные корпоративные структуры не были разработаны для управления массовым внедрением этого способа сотрудничества с иностранными работниками. Возникают дополнительные проблемы, связанные с отчетностью о численности персонала, сравнительным анализом вознаграждения, удаленным безопасным подключением к корпоративному порталу и управлением производительностью. 

Тем не менее менеджменту глобальных компаний необходимо принять вызов и найти способ удовлетворить потребности сотрудников и владельцев бизнеса, а также выполнить обязательства по соблюдению налогового законодательства разных стран. 

Мы надеемся, что приведенные выше фреймворки организации удаленной работы сотрудников помогут выработать собственные решения. Трудовое законодательство и практика будет развиваться в этом направлении, так же как международная налоговая система развивается, чтобы охватить цифровую экономику а, возможно, вскоре и цифровую рабочую силу. 

Напишите вопросы по организации удаленной работы своих иностранных сотрудников и мы привлечем лучших экспертов для разработки оптимальных решений.

Вопросы отправляйте в чат, мессенджеры или по электронной почте. 

Мы рады развивать нужные людям бизнес-проекты.