Зачем нужен виртуальный офис, и есть ли у него преимущества перед классическим вариантом рабочего места? Такой сервис, как правило, годится тем фирмам, которые не нуждаются в постоянном офисе и не принимают у себя клиентов. Может быть, компания часто меняет поле своей деятельности, а может, причина более простая – она ведет бизнес на территории Латвии, но постоянное рабочее место, и даже постоянный персонал ей не нужны. Таким бизнесом могут заниматься люди, которые сами не живут в Латвии.
У виртуального офиса есть множество функций реального, и можно приобрести себе набор, отвечающий нуждам компании. Пакеты услуг составляются по-разному, и от того, сколько возможностей предоставляет пользователю офис, зависит цена сервиса. Обычно сумма колеблется от 23 латов за самый простой до 250-ти за многофункциональный.
Офис средней цены – около 40 латов, включает в себя функцию приема телефонных звонков общей продолжительностью до 120-ти минут, услугу «виртуальный секретарь», возможность принимать факсы, позволяет раз в месяц 2 часа пользоваться конференц-залом. Возможности подобного «рабочего пространства» не ограничиваются подобными услугами. Как правило, пользователь может легко следить за всеми звонками и письмами, поступающими на сервис, и узнавать, кто заходил в его виртуальный кабинет.
Можно выбрать один из существующих пакетов, но часто вы сами сможете составить офис из предложенных функций. Так не придется платить за услуги, которые компании не пригодятся.
Также существует возможность взять для своей фирмы почтовый адрес, который будет говорить о солидности компании, ведь это адрес здания, располагающегося прямо в центре Риги. Как правило, всю письменную корреспонденцию получает та служба, которая предлагает услугу аренды адреса. Такая почта может высылаться на вашу почту, храниться до востребования, ее можно отсканировать и отправить в электронном варианте. Вы будете извещены о том, что на адрес вашей компании пришла почта, с помощью смс-сообщения или другого вида связи. Услугой можно пользоваться, уплачивая за это каждый месяц около пяти лат, конечно, придется доплачивать, если вы хотите пользоваться какими-то услугами, прибавляющими удобства подобной системе использования адреса.
Фирма, предлагающая аренду виртуального офиса, обычно также обеспечивает клиентов электронной почтой, зарегистрированной на ее сервере (если по каким-то причинам у вас её нет). Это обойдется в сумму от двух до 10-ти латов. У каждой фирмы правила могут быть разные. Например, эта услуга может быть вообще бесплатной, если входит в определенный пакет. Некоторые требуют платы за то, что письма хранятся в почтовом сервере.
Прием телефонных звонков также может происходить по-разному. В пакет виртуального офиса входит номер стационарного телефона, который у клиентов вашей компании вызовет гораздо больше доверия, чем мобильный номер. На звонки отвечает секретарь. Есть несколько вариантов развития событий: секретарь может сразу отправить звонок на ваш мобильный, может взять координаты звонившего. А если договориться с ним специально, он будет выполнять определенные функции – давать какую-то информацию клиентам вашей компании и тому подобное.
Есть и более дорогие услуги, которые позволят поднять престиж компании. Например, существует возможность оплатить прямой номер, т.е. вы будете единственной фирмой, привязанной к этому секретарю. В таком случае секретарь будет отвечать от лица вашей фирмы, ведь звонки будут идти по специальному выделенному для вас номеру.
Если вам нужно принять клиента, вы можете арендовать помещение офиса. Здесь вашего посетителя встретит секретарь, а переговоры будут проводиться в настоящем кабинете. Такая услуга стоит около 15 лат в час, может быть и дороже.
Кто-то может сказать, что подобная схема очень выгодна мошенникам. Но как показывает практика, мошенникам проще арендовать настоящий офис на целый месяц, провернуть свои грязные делишки и сбежать. В отношении же виртуальных офисов подобного поведения не замечено. Этой услугой пользуются те компании, которые дорожат своей репутацией и, которым действительно просто выгодней арендовать помещения иногда, по нужде. Это говорит скорее о прагматичном подходе и рациональности такого предприятия, но ни в коем случае не о неуважении к клиенту или желанию кого-либо обманывать.
Достоинства виртуального офиса налицо. Ведь совсем не всегда компания нуждается в постоянном помещении. Пользуясь постоянным офисом, необходимо ежемесячно вносить плату за аренду, ремонтировать кабинеты, покупать обстановку. А в какую сумму выйдет содержание секретаря? Все эти проблемы можно решить просто – воспользовавшись виртуальным вариантом рабочего места. Не думать об уборке и других затратных спутников помещения и показать свою компанию в выгодном свете перед клиентом, пользоваться всеми необходимыми для ведения дел услугами – это значит арендовать временную контору.
Виртуальный офис пригодится и тем компаниям, что работают «в поле», и тем, которые осуществляют посредническую функцию для холдингов между Европой и СНГ. Тем более, если в Латвии сидит 1 бухгалтер, зачем для него огромный офис, если он может работать из дома, а важная информация может перенаправляться к нему от секретаря в вашем виртуальном офисе? Разумная экономия средств, для компании, которая приходит в Латвию ради налогового планирования. Да и для любой компании, которая работает ради прибыли, а не ради понтов.
Мы готовы вам помочь в поиске соответствующих услуг и операторов виртуальных офисов. Для этого, вы можете обратиться по нашему рабочему е-мейлу info@offshore-pro.info и наши специалисты подготовят квалифицированный ответ.
О реформе образования в Латвии в 2018 году. Вынуждены предупредить всех заинтересованных: латвийские власти готовятся ввести в действие новую реформу образования. Суть её в том, чтобы в ближайшие годы перевести среднее, основное и даже дошкольное образование на латышский язык. Сдавать экзамены можно будет только на латышском. На русском останутся лишь сам язык и литература. Если вы планировали перебраться жить в Латвию с детьми и отправить их учиться здесь, то они будут обязаны изучать латышский язык.
В целом Латвия на сегодняшний день не является перспективной юрисдикцией для инвесторов из СНГ, как в плане жизни, так и в плане банкинга.
