Крупнейший портал о международной защите и диверсификации активов

Время работы 9:00-18:00 Вых
icon-skype-png icon-telegram-png icon-viber-png icon-whatsapp-png

Крупнейший портал о международной защите и диверсификации активов

Время работы
9:00-18:00 Вых
+372 5 489 53 37
+381 6911 12327

Офис в стране регистрации оффшора или виртуальный офис для бизнеса?

Виртуальный офис для коммерческой деятельности – тема сложная и неоднозначная. Особенно если говорить об оффшорных структурах, когда регистрация предприятия выполнена в безналоговой юрисдикции, а её предназначение – минимизация налогообложения, защита активов или их диверсификация. При такой схеме задача ведения коммерческой деятельности часто не стоит вообще, необходимо выполнить конкретные требования законодательства.

Такой формат применятся широко, во многих юрисдикциях он совершенно законен, поэтому особых проблем не возникает. Но что делать, если представительство фирмы необходимо открыть для номинальных целей – ведения коммерческой деятельности? Стоит ли ожидать юридических проблем, если Вы не планируете тратиться на покупку / аренду реального представительства, но в силу обстоятельств вынуждены ограничиваться форматом абонентского ящика не готовы? Обязательно ли при регистрации компании иметь официальное представительство в той же юрисдикции или будет достаточно ограничиться виртуальным представительством?

Офисы для бизнеса - картинка

Простых ответов на эти вопросы не существует. Тем более, если говорить именно об оффшорном бизнесе, который достаточно сильно отличается от традиционного. Поэтому мы решили прояснить базовые моменты по регистрации предприятия в привязке к теме офиса для компании. Основной акцент сделан на виртуальный офис – описание его преимуществ, особенностей организации, принципов работы, наиболее типичных ошибок.

Моменты, на которые нужно обратить самое пристальное внимание:

  • Применимость виртуальных решений зависит от юрисдикции регистрации предприятия, его структуры, организационно-правовой формы, поставленных целей.
  • Факт наличия официального представительства автоматически делает компанию налоговым резидентом и порождает фискальные обязательства (с оговорками).
  • Регистрация компании в конкретной юрисдикции не связана с обязательной арендой/покупкой корпоративного представительства. Но юридический адрес нужен всегда.
  • Если коммерческая деятельность требует наличия счёта в солидном банке, помните, что структуры из безналоговых юрисдикций зачастую получают отказ, так как не могут доказать (обосновать) прозрачность проводимой коммерческой деятельности.
  • Виртуальный офис не требует значительных затрат, но его репутационная составляющая ниже, чем у реального представительства (экономического присутствия в юрисдикции – substance).
  • Помните, что любые форматы, отличные от классического офиса, в большинстве своём – услуги с ограничениями по времени, их следует каждый год продлевать. Схема примерно такая же, как и при номинальном сервисе.
  • Виртуальный офис можно открыть как на саму компанию, так и на её филиал (представительство, отделение). Так вы получаете возможность вести полноценную коммерческую деятельность (счёт в банке, сотрудники, договора, substance) с оформлением документов на дочернюю структуру.
  • В большинстве стран любые форматы представительств, отличные от физического, не позволят получить substance, но его «хватит» для легальной коммерческой деятельности. 

Базовые понятия

Регистрация компании связана с поиском помещения, где будет непосредственно осуществляться управление. Такая схема долго считалась незыблемой и единственно возможной, поэтому штат работников, комнаты для переговоров, регулярные арендные выплаты и периодические ремонты воспринимались как должное.

Но в конце XX века стало ясно, что дистанционные решения вполне покрывают большинство типичных нужд. Это даёт экономию денег, оптимизацию бюджета и снижение рисков форс-мажорных обстоятельств. Ситуация стала ещё более интересной после активного распространения COVID-19 и перевода большей части делопроизводства на дистанционный (удалённый) формат.

Наиболее типичные физические (фактические) услуги:

  • Юридический адрес.
  • Центр обработки и хранения корпоративной корреспонденции.
  • Стабильный канал связи с государственными / контролирующими органами.
  • Оборудованные конференц-залы.
  • Аренда оборудования.
  • Консьерж-сервис.
  • Дополнительные рабочие места (по запросу).

Цифровые услуги виртуального офиса:

  • Стабильные каналы цифровой коммуникации (интернет, факс, VoIP, электронная почта, голосовая почта, мессенджеры).
  • Телефонная связь.
  • Сервис удалённого администрирования.
  • Облачные- и интернет-сервисы.

Обратите внимание, что виртуальный офис для бизнеса юридически не будет отличаться от офиса реального. Поэтому в большинстве юрисдикций при регистрации компании можно выбрать именно такой вариант.

Альтернативные решения

Начинающий бизнес часто страдает от дефицита бюджета, поэтому любые схемы, позволяющие оптимизировать начальные траты, воспринимаются крайне благожелательно. Но экономия «здесь и сейчас» может оказаться не такой выгодной в среднесрочной перспективе. Варианты организации «мозгового центра» компании нужно тщательно продумать ещё до регистрации.

Базовые схемы:

  • Классический офис. Повышенный уровень затрат компенсируется гарантированным отсутствием проблем в будущем.
  • Виртуальный офис для бизнеса. Вариант для оффшорной компании, когда выделенное помещение / здание не является обязательным.
  • Частный почтовый ящик. Не является представительством компании в привычном смысле этого слова. Такой сервис позволяет просто хранить / пересылать корреспонденцию, чего для оффшорного бизнеса может не хватить. Чаще всего такие услуги предоставляют центры MBC (Mail and Business Center).
  • Коворкинг. Вариант на тему коллективного офиса, компромиссный между виртуальным и традиционным форматом представительства компании. Список услуг ограничен, репутационная составляющая на достаточно низком уровне. Коворкинг подходит для удалённой работы и фрилансеров.

Сравнение виртуального и физического офиса

Желание уменьшить расходы на этапе становления бизнеса (регистрация компании, счёт в банке, планирование регулярной коммерческой деятельности) понятно. Но экономия не должна становиться самоцелью. Просчитайте все варианты, даже если некоторые из них представляются невыгодными.

Функции, одинаковые для виртуального и физического офиса:

  • Оборудованное место для работы, деловых встреч, непосредственного управления деятельностью оффшорной компании.
  • Юридический адрес.
  • Канал связи с государственными и регулирующими органами.
  • Фиксация факта присутствия в конкретной юрисдикции (городе).
  • Базовый набор деловых (организационных, представительских) услуг.

Может показаться, что виртуальный офис для бизнеса не даёт иных преимуществ (об этом – ниже), кроме экономии, но это не так. Расширенный сервис конфигурируется и «подгоняется» под конкретные требования. В случае с классическим офисом такие действия потребуют вложений, а то время, пока будут происходить изменения, функционирование компании может быть нарушено. Вывод: важнейший плюс виртуального формата (если не говорить об экономии) – гибкость в организации текущей деятельности.

Другие аргументы «за»

Не стоит думать, что виртуальный офис для бизнеса привлекает оффшорные компании только пониженными затратами на содержание и гибкостью в организации работы. На самом деле, преимуществ у такой схемы намного больше, поэтому мы опишем только наиболее значимые из них.

Внимание! Если при регистрации компании выдвигается требование по экономическому присутствию в юрисдикции (substance), любые вирутальные схемы Вам не подойдут!

Аргументы в пользу виртуального офиса для бизнеса в оффшорах:

  • Уровень доверия партнёров / клиентов. Выделенный сотрудник, который ведёт Вашу корпоративную переписку и отвечает на звонки, – вариант более выгодный, чем генеральный директор компании, работающий «на полставки» секретарём.
  • Уровень поддержки. Уровень административных хлопот зависит от типа и структуры бизнеса. Но даже в простейшем варианте виртуальное представительство для бизнеса даёт существенно более комфортные условия работы. Вы не будете задумываться о ремонте, настройке компьютерного оборудования, уборке, ликвидации поломок и общении с наёмным персоналом.
  • Уровень обслуживания клиентов. Для условно типовой компании, ведущей «стандартный» оффшорный бизнес, общение с клиентами часто происходит дистанционно. Но как поступить, если пользователю продукта Вашей компании нужна расширенная помощь? Или на технический отдел обрушивается поток типовых вопросов, а свободных специалистов нет? Опытный сотрудник решит большую часть проблем.
  • Уровень технического оснащения. Любой виртуальный офис для бизнеса (кроме совсем компромиссных вариантов уровня low-end) – это постоянно поддерживаемый актуальный уровень аппаратного / программного / технического обеспечения. Не готовы к постоянным тратам? Виртуальное представительство – рабочее решение проблемы.

Как может применяться?

Вам придётся заниматься вопросами обучения персонала, адаптации / корректировки бизнес-модели, отсеивать нежизнеспособные варианты. Избежать этого без применения виртуального офиса для бизнеса или аналогичной схемы с тем же набором свойств крайне сложно.

Типичные схемы:

  • Коммерческий адрес + точка хранения корпоративной корреспонденции. «Золотой стандарт» для малого бизнеса, особенно для юрисдикций, где в качестве юридического адреса разрешено использовать домашний.
  • Юридический адрес компании. Решение практически для любых оффшорных компаний. Единственный момент, который нужно учесть, касается оперативности Ваших ответов на письма / запросы. Риск «потерять» важное сообщение или прочитать его слишком поздно есть всегда. Поэтому лучше предусмотреть услугу зарегистрированного агента. Здесь есть тонкости с местом его регистрации (лучше всего, если оно совпадает с Вашим), но они вполне решаемы.
  • Удовлетворение требований банка. Регистрация компании в оффшоре не вызывает трудностей, их также обычно не бывает при открытии для неё банковского счёта. Но во многих случаях цифровое представительство для бизнеса, дающее полноценный юридический адрес, упрощает административные процедуры и существенно снижает риск отказа. Это особенно важно с учётом того, что во все большем количестве оффшоров сейчас открытые регистры, а регуляция не уступает европейской.
  • Репутация оффшорного бизнеса. Если регистрация компании была выполнена в классической безналоговой юрисдикции (Ангилья, Багамы, Доминика, Вануату или любой другой), вы можете столкнуться с трудностями при коммуникации с клиентами из солидных, респектабельных стран. Виртуальный офис для бизнеса частично решает их, и Ваша компания сразу становится «своей».
  • Личные / деловые встречи. Кафе, рестораны, коворкинг-площади или арендованные на несколько часов помещения для этого подходят плохо. Ведь фактически вы получаете полноценное деловое пространство для эффективного ведения бизнеса.
  • Обслуживание клиентов. Своя служба поддержки доступна только крупным компаниям. Для мелкого и среднего бизнеса финансовые расходы часто оказываются чрезмерными, из-за чего сторонние услуги не отличаются полнотой и качеством. До того момента, когда цифровой офис для бизнеса стал активно применяться, выбора у компаний не было, но теперь он есть.

На что обратить внимание при оценке провайдера услуг?

Выбор доступных опций часто провоцирует проблемы, порой не меньшие, чем отсутствие альтернатив. Соответствующие услуги предлагают крупные и мелкие фирм, но при ближайшем рассмотрении выясняется, что достойных внимания среди них очень мало. Но что делать, если важных причин Вам приходится выбирать виртуальный офис для бизнеса через сторонних исполнителей?

Как выбрать провайдера услуг:

  • Оценивайте не только текущие, но и возможные будущие требования.
  • Избегайте предложений, реклама которых построена на одной или нескольких услугах. Очень вероятно, что оставшиеся отсутствуют или указаны в прайс-листе «для галочки».
  • Не откладывайте организационные вопросы и их решение «на потом». Виртуальный офис для бизнеса будет максимально эффективным, если Вы займётесь практической реализацией проекта одновременно с регистрацией компании оффшора.
  • Выясните список дополнительных услуг, во многих случаях их придётся покупать / заказывать отдельно.
  • Проверьте, насколько условия соответствуют Вашим ожиданиям и требованиям.
  • Убедитесь, что функции по обслуживанию клиентов отвечают вашим требованиям.
  • Уточните, насколько обещания сервиса 24/7 соответствуют реальному положению.
  • Очертите для себя круг юрисдикций, подходящих под конкретные требования.
  • Просчитайте будущие расходы, чтобы бюджета хватило на все организационные расходы.

Внимание! Фактическое присутствие в юрисдикции (substance) – вариант гораздо более надёжный.

Проявите внимательность!

Виртуальный офис для бизнеса постепенно становится стандартом де-факто для оффшоров. Вследствие этого недобросовестные фирмы активно применяют технологии оптимизации своих корпоративных сайтов для привлечения клиентов, ищущих возможность обустроить собственное корпоративное представительство. Реально такие услуги клиентам не оказываются, либо уровень сервиса нельзя назвать минимально достаточным.

Типичные проблемы:

  • Активное задействование технологий SEO (технологии продвижения сайтов на основе «подгонки» размещённых на них текстов под требования поисковых систем).
  • Подмена понятий. Типичный пример – вас пытаются убедить, что полноценный виртуальный представительство для бизнеса и удалённый почтовый ящик – это одно и то же.
  • Замалчивание деталей, связанных с налогообложением. Мы уже говорили об этом. Во многих юрисдикциях даже виртуальный офис автоматически даёт компании статус налогового резидента, что порождает обязательства по фискальным выплатам.
  • Отсутствие в прайс-листе базовых услуг (оборудованные конференц-залы, круглосуточная техническая поддержка, корпоративная электронная почта).
  • Расширенный сервис предоставляется за дополнительную плату, а базовый набор услуг крайне ограничен.
  • Потенциальные трудности открытия банковского счета / регистрации компании, если деловой центр, где расположено ваше представительство, имеет плохую репутацию.
  • Мошенничество с применением корпоративных ресурсов, физически размещённых в виртуальном офисе.
  • Уровень конфиденциальности / анонимности не соответствует Вашим ожиданиям.

Будущее виртуальных офисов

Технологии постоянно развиваются, многие процессы переносятся в онлайн и уже не требуют наличия традиционного оффлайн-представительства. Популярности виртуальных офисов для бизнеса поспособствовала пандемия COVID-19. Практически все оффшоры допускают дистанционную регистрацию компаний, а традиционные технологии работы с клиентами активно «оцифровываются».

Наш прогноз на ближайшее будущее:

  • Переход бизнеса на удалённый формат.
  • Смещение акцентов на самозанятость (фрилансеры вытесняют наёмных сотрудников).
  • Снижение ценности традиционных решений.
  • Дигитализация всех деловых процессов.
  • Рост рынка цифровых представительств.
  • Появление новых технологий / имплементация имеющихся в бизнес-процессы (виртуальная реальность, блокчейн).
  • Широкое внедрение виртуальных каналов личной коммуникации (социальные сети, мессенджеры).

Подойдет ли виртуальный офис для бизнеса именно вам? Однозначно ответить на этот вопрос, не зная особенностей и тонкостей функционирования компании, мы не можем. Но вряд ли есть смысл спорить с тем фактом, что ведения бизнеса в 2023 году кардинально отличается от методов, актуальных ещё в конце XX века.

Одно можно сказать точно – регистрация компании в оффшоре не сопровождается обязательным требованием по физическому (экономическому) присутствию. Тонкостей при выборе конкретной безналоговой юрисдикции довольно много (например, налоговые обязательства или репутационный статус).

Дополнительная информация по теме:

Чем можно заменить бизнес в оффшорах?

Вопрос крайне сложный и неоднозначный. С одной стороны, классические оффшоры сейчас расцениваются как фактор риска для бизнеса, банки и национальные регуляторы стремятся дистанцироваться от таких компаний. С другой стороны, безналоговые юрисдикции и компании, открытые в них, ещё вполне жизнеспособны, как минимум в краткосрочной перспективе. Если Вы хотите избежать использования оффшорной компании, стоит рассмотреть такие варианты: 1) Безналоговые партнёрства в подходящей юрисдикции (обычно – страны британского содружества, Канада, Шотландия, Ирландия). 2) Европейские низконалоговые юрисдикции (мидшоры) – Венгрия, Кипр (к сожалению, в них предусмотрен налог на прибыль). 3) Компании в юрисдикциях с высокой репутацией, если собственно ведение бизнеса не является приоритетным (Швейцария, Сингапур).

Где открыть счёт для компании оффшора?

Ещё один «простой» вопрос, но попробуем ответить на него. Вас никто не заставляет открывать счёт для компании в юрисдикции её регистрации. Выбирая конкретный вариант, обратите внимание на следующие важные моменты: 1) Формат открытия / обслуживания (дистанционный, очный, смешанный). 2) Запрещённые / санкционные / нежелательные юрисдикции, с которыми банк, вероятнее всего, откажется работать. 3) Тип банка (универсальный, инвестиционный, торговый). 4) Жёсткость комплаенса. 5) Требования по минимальному остатку. 6) Простота и эффективность интернет-банкинга. 7) Действующие тарифы. 8) Репутация / престижность банка. 9) Географическое положение (часовая зона). 10) Требования по наличие рекомендательных писем. 11) Особые условия для отдельных категорий клиентов.

Какие факторы влияют на налоговый статус оффшорной компании?

Во многом это зависит от юрисдикции, где она а) зарегистрирована; б) ведёт бизнес; в) где «прописаны» её бенефициары. Чаще всего оффшорная компания с точки зрения закона является нерезидентной компанией, величина и объём налогов регулируется национальным законодательством. На налоговый статус могут влиять: 1) Постоянное представительство (офис) в юрисдикции. 2) Статус налогового резидентства. 3) Директором компании является резидент юрисдикции. 4) На корпоративных документах стоит подпись лица (директор, персона, прописанная в доверенности), являющегося резидентом юрисдикции. 5) Между двумя странами (регистрации компании и места ведения фактического бизнеса) заключён специальный договор. Для получения дополнительной информации свяжитесь с нашими экспертами.

Нужна консультация?
Помогите сделать наш портал еще детальней, актуальней и полезней для Вас и Вашего бизнеса.

Адрес вашей почты не будет опубликован.