Виртуальный офис для бизнеса – тема сложная и неоднозначная. Особенно если говорить об оффшорных структурах, когда регистрация компании выполнена в безналоговой юрисдикции, а её основное предназначение – минимизация налогообложения, защита активов или их диверсификация. При такой схеме задача ведения бизнеса часто не стоит вообще, необходимо просто выполнить конкретные требования законодательства.
Такой формат используется достаточно широко, почти во всех юрисдикциях он является совершенно законным, поэтому особых проблем не возникает. Но что делать, если виртуальный офис для бизнеса необходимо открыть для изначальных, номинальных целей – ведения коммерческой деятельности? Стоит ли ожидать юридических проблем, если Вы не планируете тратиться на обустройство реального представительства, но в силу определённых обстоятельств ограничиваться форматом абонентского ящика не готовы? Обязательно ли при регистрации компании иметь официальное представительство в той же юрисдикции или будет достаточно заказать виртуальный офис для бизнеса?
Простых ответов на эти вопросы не существует. Тем более, если говорить именно об оффшорном бизнесе, который достаточно сильно отличается от традиционного. Поэтому мы решили для начала прояснить базовые моменты по регистрации компании в привязке к теме офиса для бизнеса, а основной акцент сделать на виртуальный офис – описание его преимуществ, отличительных особенностей, принципов функционирования, наиболее типичных ошибок.
Если после знакомства с материалом у Вас останутся вопросы, просим связаться с экспертами портала International Wealth (e-mail info@offshore-pro.info) и обговорить с ними удобным формат индивидуальной консультации. Также обращаем Ваше внимание, что статья задумывалась как информационная, поэтому авторы не готовы взять на себя ответственность за возможные негативные последствия каких-либо самостоятельных действий со стороны читателей.
Моменты, на которые стоит обратить самое пристальное внимание:
- Применимость виртуального офиса для бизнеса во многом зависит от юрисдикции регистрации компании.
- Факт наличия официального представительства (даже если офис виртуальный) автоматически делает компанию налоговым резидентом и порождает фискальные обязательства (с оговорками).
- Регистрация компании в конкретной юрисдикции не предполагает обязательного (!) наличия в ней корпоративного офиса.
- Если оффшорный бизнес требует наличия счёта в солидном банке, следует помнить, что компании из безналоговых юрисдикций зачастую получают отказ, так как не могут доказать (обосновать) прозрачность проводимой коммерческой деятельности.
- Виртуальный офис для бизнеса не требует значительных финансовых затрат, но его репутационная составляющая ниже, чем у реального офиса (фактического присутствия в юрисдикции – substance).
- Помните, что любые форматы, отличные от классического офиса, в большинстве своём – услуги с ограничениями по времени, их следует каждый год продлевать. Схема примерно такая же, как и при номинальном сервисе.
- Виртуальный офис для бизнеса можно открыть как на саму компанию, так и на её филиал (представительство, отделение). В этом случае Вы получаете возможность вести полноценную коммерческую деятельность (офис, счёт в банке, сотрудники, договора, substance) с оформлением документов на дочернюю структуру.
- В большинстве стран виртуальный офис для бизнеса не позволит получить substance (фактическое присутствие в юрисдикции), но его «хватит» для полноценной коммерческой деятельности.
Базовые понятия
Регистрация компании традиционно предполагает наличие помещения, где будет непосредственно осуществляться управление коммерческой деятельностью. Подобная схема долгое время считалась незыблемой и единственно возможной, поэтому штат работников, комнаты для переговоров, регулярные арендные выплаты и периодические ремонты воспринимались как должное.
Но в конце XX века стало ясно, что виртуальный офис для бизнеса вполне покрывает большинство нужд компаний, позволяя сэкономить немало средств, оптимизировать бюджет и снизить риски форс-мажорных обстоятельств. Ситуация стала ещё более интересной после активного распространения COVID-19 и перевода большей части делопроизводства на дистанционный (удалённый) формат.
Наиболее типичные физические (фактические) услуги:
- Юридический адрес.
- Центр обработки и хранения корпоративной корреспонденции.
- Стабильный канал связи с государственными / контролирующими органами.
- Оборудованные конференц-залы.
- Аренда офисного оборудования.
- Консьерж-сервис.
- Дополнительные рабочие места (предоставляются по запросу).
Цифровые услуги виртуального офиса для бизнеса:
- Стабильные каналы цифровой коммуникации (интернет, факс, VoIP, электронная почта, голосовая почта, мессенджеры).
- Телефонная связь.
- Сервис удалённого администрирования.
- Облачные- и интернет-сервисы.
Обратите внимание, что виртуальный офис для бизнеса юридически не будет отличаться от офиса реального, поэтому в большинстве юрисдикций при регистрации компании вполне можно выбрать именно такой вариант.
Альтернативные варианты
Начинающий бизнес часто страдает от дефицита бюджета, поэтому любые схемы, позволяющие оптимизировать начальные траты, воспринимаются крайне благожелательно. Но Вы должны понимать, что экономия «здесь и сейчас» может оказаться не такой выгодной в среднесрочной перспективе. Следовательно, варианты обустройства «мозгового центра» компании необходимо тщательно продумать ещё до регистрации компании.
Базовые схемы, используемые чаще всего:
- Классический офис. Повышенный уровень затрат компенсируется гарантированным отсутствием проблем в будущем.
- Виртуальный офис для бизнеса. Оптимальный вариант для оффшорной компании, когда наличие выделенного помещения / здания не является обязательным.
- Частный почтовый ящик. Не является офисом в привычном смысле этого слова. Фактически такой сервис позволяет просто хранить / пересылать корреспонденцию, чего для оффшорного бизнеса может не хватить. Чаще всего такие услуги предоставляют центры MBC (Mail and Business Center).
- Коворкинг. Вариант на тему коллективного офиса, компромиссный между виртуальным и традиционным форматом представительства компании. Перечень услуг ограничен, репутационная составляющая на достаточно низком уровне. Коворкинг хорошо подходит для удалённой работы и фрилансеров, но виртуальный офис для бизнеса обладает лучшим соотношением характеристик.
Сравнение виртуального и физического офиса
Желание оптимизировать расходы на этапе становления бизнеса (регистрация компании, счёт в банке, планирование регулярной коммерческой деятельности) вполне понятно. Но, как мы уже говорили, экономия не должна становится самоцелью. Обязательно просчитайте все имеющиеся варианты, даже если некоторые из них на первый взгляд представляются невыгодными.
Функции виртуального офиса для бизнеса, совпадающие с возможностями традиционного офиса:
- Оборудованное место для работы, деловых встреч, непосредственного управления деятельностью оффшорной компании.
- Юридический адрес.
- Канал связи с государственными и регулирующими органами.
- Фиксация факта присутствия в конкретной юрисдикции (городе).
- Базовый набор деловых (организационных, представительских) услуг.
Может показаться, что виртуальный офис для бизнеса не даёт иных преимуществ (об этом – ниже), кроме экономии, но это не так. Описанные выше возможности могут быть гибко сконфигурированы и «подогнаны» под конкретные требования. В случае с классическим офисом подобные действия потребуют вложений, а то время, пока будут происходить изменения, нормальное функционирование офиса может быть нарушено. Следовательно, одно из важнейших достоинств виртуального формата – даже не столько меньшие расходы, сколько гибкость в организации текущей деятельности.
Другие преимущества
Не стоит полагать, что виртуальный офис для бизнеса привлекает оффшорные компании только пониженными затратами на содержание и гибкостью в организации работы. На самом деле, преимуществ у такой схемы намного больше, поэтому мы опишем только наиболее значимые из них.
Внимание! Если при регистрации компании стоит требование по обеспечению фактического присутствия в юрисдикции (substance), схема с виртуальным офисом Вам не подойдёт!
Аргументы в пользу виртуального офиса для бизнеса в оффшорах:
- Уровень доверия партнёров / клиентов. Выделенный сотрудник, который ведёт Вашу корпоративную переписку и отвечает на звонки, – вариант гораздо более предпочтительный, чем генеральный директор компании, выполняющий функции секретаря.
- Уровень поддержки. Уровень административных хлопот в зависимости от типа / структуры бизнеса сильно отличается. Но даже в простейшем варианте виртуальный офис для бизнеса обеспечивает существенно более комфортные условия работы. Вы не будете задумываться о ремонте, настройке компьютерного оборудования, уборке, ликвидации неисправностей и общении с наёмным персоналом.
- Уровень обслуживания клиентов. Для условно типовой компании, ведущей «стандартный» оффшорный бизнес, общение с клиентами часто осуществляется дистанционно. Но что делать, если пользователю продукта Вашей компании нужна расширенная помощь? Или на технический отдел обрушивается поток типовых вопросов, а свободных специалистов нет? В этих случаях сотрудник виртуального офиса, обладающий достаточным уровнем квалификации, сможет решить большую часть проблем.
- Уровень технического обеспечения. Практически любой виртуальный офис для бизнеса (кроме совсем компромиссных вариантов уровня low-end) – это постоянно поддерживаемый актуальным уровень аппаратного / программного / технического обеспечения. Технологии постоянно совершенствуются, и, если Вы не готовы к постоянным тратам, хлопоты вполне можно перепоручить стороннему лицу.
Варианты использования
Эффективное применение новых технологий – задача сложная. Помимо финансовых затрат, Вам придётся заниматься вопросами обучения персонала, адаптации / корректировки бизнес-модели, отсеивать нежизнеспособные варианты. Избежать этого без применения виртуального офиса для бизнеса или аналогичной схемы с тем же набором свойств крайне сложно.
Типичные схемы применения:
- Коммерческий адрес + точка хранения корпоративной корреспонденции. Идеальный вариант для небольшого бизнеса, особенно для юрисдикций, где в качестве юридического адреса разрешено использовать домашний.
- Юридический адрес компании. Универсальное решение практически для любых оффшорных компаний. Единственный момент, который следует обязательно учесть, касается оперативности Ваших ответов на письма / запросы. Если Вы не хотите, чтобы важное сообщение «потерялось» или было прочитано спустя длительное время после получения, лучше предусмотреть услугу зарегистрированного агента. Здесь есть тонкости с местом его регистрации (лучше всего, если оно совпадает с Вашим), но они вполне решаемы. Следовательно, виртуальный офис для бизнеса, обеспечивающий полноценный юридический адрес вполне может стать «золотым стандартом».
- Удовлетворение требований банка. Регистрация компании в оффшоре не вызывает трудностей, их также обычно не бывает при открытии для неё банковского счёта. Но во многих случаях виртуальный офис для бизнеса, дающий полноценный юридический адрес, упрощает административные процедуры и существенно снижает риск отказа. Это особенно важно с учётом того, что во все большем количестве оффшоров сейчас открытые регистры, а регуляция не уступает европейской.
- Репутация оффшорного бизнеса. Если регистрация компании была выполнена в классической безналоговой юрисдикции (Ангилья, Багамы, Доминика, Вануату или любой другой), могут возникнуть коммуникационные проблемы с клиентами из солидных, респектабельных стран. Виртуальный офис для бизнеса решает их достаточно легко, и Ваша компания сразу становится «своей».
- Личные / деловые встречи. Кафе, рестораны, коворкинг-площади или арендованные на несколько часов помещения для этого подходят не лучшим образом. Ведь фактически виртуальный офис предоставляет полноценное деловое пространство для эффективного ведения бизнеса. Поэтому при регистрации оффшора Вы сможете существенно сэкономить.
- Обслуживание клиентов. Собственная служба поддержки – прерогатива крупных компаний. Для мелкого и среднего бизнеса финансовые расходы часто оказываются чрезмерными, из-за чего соответствующие услуги не отличаются полнотой, продуманностью и качеством. До того момента, когда виртуальный офис для бизнеса стал активно использоваться, особого выбора у компаний не было, но теперь он есть.
Особенности выбора
Многообразие доступных вариантов зачастую провоцирует множество проблем, порой не меньше, чем отсутствие альтернатив. Соответствующие услуги предлагают множество фирм, но при ближайшем рассмотрении выясняется, что действительно достойных внимания среди них очень мало. Если Вы выберете портал International Wealth, то можете быть безусловно уверены в качестве услуг. Но что делать, если важных причин Вам приходится выбирать виртуальный офис для бизнеса через сторонних исполнителей?
Базовые рекомендации по подбору оператора виртуального офиса:
- Определитесь с собственными потребностями.
- Принимайте во внимание не только текущие, но и возможные будущие требования.
- Избегайте предложений, акцентирующих внимание на одной или нескольких услугах, если оставшиеся отсутствуют или реализованы «для галочки».
- Не откладывайте организационные вопросы и их решение «на потом». Виртуальный офис для бизнеса будет максимально эффективным, если Вы займётесь практической реализацией проекта одновременно с регистрацией компании оффшора.
- Выясните перечень дополнительных услуг, предлагаемых за отдельное вознаграждение.
- Проверьте, насколько условия, которые предлагают виртуальные офисы для бизнеса, соответствуют Вашим ожиданиям и требованиям.
- Убедитесь, что функции по обслуживанию клиентов реализованы на должном уровне.
- Уточните, насколько обещания сервиса 24/7 соответствуют реальному положению.
- Очертите для себя круг юрисдикций, подходящий для заказа услуги виртуального офиса для бизнеса.
- Просчитайте будущие расходы, чтобы имеющегося бюджета хватило на все организационные расходы.
Внимание! Чтобы Вы ни выбрали, помните, что фактическое присутствие в юрисдикции (substance) – вариант гораздо более надёжный!
Будьте внимательны!
Виртуальный офис для бизнеса постепенно становится стандартом де-факто для оффшоров. При регистрации компании многие деловые люди всё чаще выбирают именно такой вариант, причём не только из соображений оптимизации бюджета. Вследствие этого недобросовестные фирмы активно применяют технологии оптимизации своих корпоративных сайтов для привлечения клиентов, ищущих возможность обустроить собственный виртуальный офис. Реально такие услуги клиентам не предлагаются, либо уровень сервиса нельзя назвать хотя бы минимально достаточным.
Типичные «подводные камни»:
- Использование SEO-оптимизации (технологии продвижения сайтов на основе «подгонки» размещённых на них текстов под требования поисковых систем).
- Подмена понятий. Вариантов здесь множество, чаще всего Вас пытаются убедить, что полноценный виртуальный офис для бизнеса и удалённый почтовый ящик – это одно и то же.
- Замалчивание важных моментов, связанных с налогообложением. Мы уже говорили об этом. Во многих юрисдикциях даже виртуальный офис автоматически даёт компании статус налогового резидента, что порождает обязательства по фискальным выплатам.
- Отсутствие в прайс-листе ключевых услуг (оборудованные конференц-залы, круглосуточная техническая поддержка, корпоративная электронная почта).
- Расширенный сервис предоставляется за дополнительную плату, а базовый набор услуг крайне ограничен.
- Потенциальные трудности открытия банковского счета / регистрации компании, если деловой центр, где расположен виртуальный офис для бизнеса, имеет плохую репутацию.
- Мошенничество с использованием корпоративных ресурсов, физически размещённых в виртуальном офисе.
- Уровень конфиденциальности / анонимности не соответствует Вашим ожиданиям.
Будущее виртуальных офисов
Технологии постоянно развиваются, многие процессы переносятся в онлайн и уже не требуют наличия традиционного оффлайн-представительства. Виртуальный офис для бизнеса становится всё более востребованным, чему немало поспособствовала пандемия COVID-19. Практически все оффшоры допускают дистанционную регистрацию компаний, а технологии работы с клиентами, остававшиеся неизменными несколько десятилетий, активно «оцифровываются».
Наш прогноз на ближайшее будущее:
- Переход бизнеса на удалённый формат.
- Смещение акцентов на самозанятость (фрилансеры вытесняют наёмных сотрудников).
- Снижение ценности традиционных офисов.
- Дигитализация всех деловых процессов.
- Виртуальные офисы для бизнеса становятся всё более востребованными.
- Появление новых технологий / имплементация имеющихся в бизнес-процессы (виртуальная реальность, блокчейн).
- Активное использование виртуальных каналов личной коммуникации (социальные сети, мессенджеры).
Станет ли виртуальный офис для бизнеса оптимальным вариантом именно для Вас? Однозначно ответить на этот вопрос, не зная особенностей и тонкостей функционирования компании, мы не можем. Но вряд ли есть смысл спорить с тем фактом, что ведения бизнеса в нынешних реалиях кардинально отличается от методов, актуальных ещё в конце XX века.
Одно можно сказать наверняка – регистрация компании в оффшоре не сопровождается обязательным требованием по наличию в ней офиса. Тонкостей при выборе конкретной безналоговой юрисдикции довольно много (например, налоговые обязательства или репутационный статус). И, чтобы выбрать наиболее приемлемый вариант для себя вариант, мы рекомендуем связаться с экспертами портала International Wealth для обсуждения условий индивидуальной консультации.
Дополнительная информация по теме:
Интересует виртуальный офис для бизнеса? Мы будем рады помочь! Эксперты портала предлагают наиболее оптимальные и сбалансированные решения, позволяющие защитить и диверсифицировать активы, зарегистрировать бизнес, открыть счёт в банке, получить гражданство за инвестиции или решить любой другой вопрос, связанный с международным бизнесом!
Чем можно заменить бизнес в оффшорах?
Вопрос крайне сложный и неоднозначный. С одной стороны, классические оффшоры сейчас расцениваются как фактор риска для бизнеса, банки и национальные регуляторы стремятся дистанцироваться от таких компаний. С другой стороны, безналоговые юрисдикции и компании, открытые в них, ещё вполне жизнеспособны, как минимум в краткосрочной перспективе. Если Вы хотите избежать использования оффшорной компании, стоит рассмотреть такие варианты: 1) Безналоговые партнёрства в подходящей юрисдикции (обычно – страны британского содружества, Канада, Шотландия, Ирландия). 2) Европейские низконалоговые юрисдикции (мидшоры) – Венгрия, Кипр (к сожалению, в них предусмотрен налог на прибыль). 3) Компании в юрисдикциях с высокой репутацией, если собственно ведение бизнеса не является приоритетным (Швейцария, Сингапур).
Где открыть счёт для компании оффшора?
Ещё один «простой» вопрос, но попробуем ответить на него. Вас никто не заставляет открывать счёт для компании в юрисдикции её регистрации. Выбирая конкретный вариант, обратите внимание на следующие важные моменты: 1) Формат открытия / обслуживания (дистанционный, очный, смешанный). 2) Запрещённые / санкционные / нежелательные юрисдикции, с которыми банк, вероятнее всего, откажется работать. 3) Тип банка (универсальный, инвестиционный, торговый). 4) Жёсткость комплаенса. 5) Требования по минимальному остатку. 6) Простота и эффективность интернет-банкинга. 7) Действующие тарифы. 8) Репутация / престижность банка. 9) Географическое положение (часовая зона). 10) Требования по наличие рекомендательных писем. 11) Особые условия для отдельных категорий клиентов.
Какие факторы влияют на налоговый статус оффшорной компании?
Во многом это зависит от юрисдикции, где она а) зарегистрирована; б) ведёт бизнес; в) где «прописаны» её бенефициары. Чаще всего оффшорная компания с точки зрения закона является нерезидентной компанией, величина и объём налогов регулируется национальным законодательством. На налоговый статус могут влиять: 1) Постоянное представительство (офис) в юрисдикции. 2) Статус налогового резидентства. 3) Директором компании является резидент юрисдикции. 4) На корпоративных документах стоит подпись лица (директор, персона, прописанная в доверенности), являющегося резидентом юрисдикции. 5) Между двумя странами (регистрации компании и места ведения фактического бизнеса) заключён специальный договор. Для получения дополнительной информации свяжитесь с нашими экспертами.
