Для оперативной консультации по рабочим дням оставьте свой мессенджер:

В чем разница между апостилированной и нотариально заверенной копией документа?

Международный бизнес нередко сталкивается с необходимостью надлежащего оформления документов, выданных в одной юрисдикции, для предоставления уполномоченным органам другого государства. В организации эффективной бизнес-модели очень важно учитывать массу факторов – от налогового резидентства бенефициара и самой компании до общих требований к оформлению документации на родине и за рубежом. К тому же, особыми требованиями могут располагать финансовые институты, в которых планируется корпоративное обслуживание. В зависимости от страны выдачи и страны представления, пакет документов может подлежать консульской легализации, удостоверению специальным штампом «апостиль» и нотариальному заверению снятых копий. 

Попробуем разобраться, какие действия необходимо совершать в определенных ситуациях, и в чем разница между копией документа, удостоверенной нотариусом, и копией, на которой проставлен апостиль. 

Апостиль - процесс получения

Изучите, как легализовать документы на оффшорную компанию.

Копия документа, удостоверенная апостилем 

Все страны, подписавшие Гаагскую конвенцию 5 октября 1961 г., принимают документы, выданные уполномоченными органами в других государствах, по упрощенной схеме. А именно – с проставлением специального штампа «апостиль» без обязательной консульской легализации. Согласно Конвенции об апостиле, такой штамп является единственной формальностью, необходимой для принятия документов за рубежом. Соглашение говорит о том, что нельзя предъявлять какие-либо иные требования к оформлению иностранных документов, чтобы подтвердить подлинность оригиналов.  

Происхождение апостилей проверяется либо в e-Register (электронном реестре), либо на веб-сайте Гаагской Конвенции, где содержаться все компетентные органы, назначенные в каждом государстве-участнике. 

Международному бизнесу, гражданам, планирующим смену налогового резидентства, места проживания или работы, необходимо помнить:

1

Если страна, куда вы направляетесь, числится в участниках Конвенции, апостиль является основным и единственным удостоверением подлинности документов.

2

Образец апостиля в разных государствах максимально приближен к образцу, указанному в Конвенции – это облегчает его идентификацию на официальных документах.

3

Апостиль должен включать Convention de La Haye du 5 octobre 1961 (краткое название соглашения на французском языке), иметь название «апостиль»» и блок с десятью информационными полями.

Важно! Если удостоверение документа апостилем не соответствует вышеуказанным правилам оформления, иностранное государство имеет право отказать в принятии таких документов. 

Следует учитывать, что в разных юрисдикциях образец апостиля может отличаться по форме (круглая, квадратная), размерам сторон, рамкам вокруг блоков, что не может расцениваться как причина для отказа в приеме официальных документов.

Нужно понимать, что значит апостиль – штамп подтверждает подлинность документа/подписи/печати и т.д, выданных/проставленных в другом государстве. Такой документ можно использовать в любой из стран, которые есть в списке участниц Гаагской конвенции.

Что касается специального блока из десяти граф, в нем указывается:

Апостиль список
  • страна, где проставляется апостиль;
  • кем подписан публичный документ;
  • орган, удостоверяющий документ и ставящий печать (государственный нотариус);
  • сведения о сертификации, включая дату, номер самого сертификата и прочие данные.

Вы можете заказать апостилирование отдельных документов или пакета документов у наших экспертов. Мы рекомендуем направлять сразу полный пакет документов для легализации с помощью специального штампа, чтобы не переплачивать за курьерскую доставку и сократить сроки оформления необходимых справок, сертификатов, свидетельств и пр.  

Нотариально заверенная копия документа 

Разбираясь, в чем разница между копией документа, удостоверенной апостилем, и копией документа, заверенной нотариусом, важно понимать конечную цель их подачи и требования конкретной организации в конкретном государстве.  

Если мы говорим про банки или другие финансовые учреждения, то чаще всего требуются именно нотариально заверенные копии документов.

Это значит, что нотариус снимает копию с оригинала документа и своей подписью и печатью заверяет/подтверждает, что он видел оригинал, а копия полностью соответствует оригиналу.

На английском языке в требованиях к таким документам так и пишут – A certified true copy of original

То есть, именно такой текст и должен быть указан на переведенном документе.

Что важно учитывать при подготовке нотариально заверенной копии документа?

Если необходимо готовить такой документ для иностранного учреждения, важно помнить, что текст который пишет нотариус, тоже должен быть переведен на иностранный (чаще всего – на английский) язык. В случае, если нотариус не может или не имеет права заверять документы на иностранном языке, такой текст будет необходимо перевести у сертифицированного переводчика и приложить к основному пакету.

Поэтому, готовя комплект документов, нужно учитывать все моменты, которые необходимо совершить перед подачей в иностранном государстве. В противном случае оформление и подготовка может привести к дополнительным расходам.

Как может запрашивать официальные документы банк? Разберем на трех примерах.

Вариант 1:

Certificate of Incorporation (заверенная копия свидетельства о регистрации, если таковая имеется). Банку высылается сначала скан и, если необходимо, оригинал этого нотариально заверенного документа по почте.

Вариант 2:

Certificate of Incorporation (в зависимости от штата или государства, где зарегистрирована компания, документ может иметь разные названия). Копия сертификата должна быть подписана и скреплена печатью должностного лица регистратуры, далее проставляется апостиль юрисдикции регистрации. В этом варианте банку будет достаточно простого скана с апостилированного оригинала. Оригинал остается у клиента на руках.

Вариант 3:

Оригинал или заверенная копия Certificate of incorporation. В этом случае оригиналы возвращаются клиенту после того, как банк сам ознакомился с оригиналом и сделал копию документа. В случае предоставления нотариальных копий документы остаются в банке и не возвращаются клиенту.

Следует учитывать, что нотариальное заверение позволяет решить юридические и правительственные вопросы в юрисдикции, куда направляются документы. При заверении перевода нотариусу представляются документы только с подписью сертифицированного переводчика и проставленным подтверждением идентичности перевода. 

Наши эксперты готовы помочь в тщательной и детальной процедуре подготовки документов, выданных в определенной юрисдикции для подачи за границей. Акт официального заверения юридического документа обеспечивает исключительную подлинность указанных данных, печатей, подписей. Заверение у нотариуса всегда включается в апостиль. Обратитесь к нам для подготовки полного комплекта документов, если ваши интересы связаны с регистрацией бизнеса, оформлением виз или вида на жительство, открытием счетов в иностранных банках. Ситуаций, когда нужен апостиль и нотариальное заверение для удостоверения подлинности документов, огромное количество. Мы также поможем в консульской легализации, если принимающая страна не является участником Гаагской конвенции.

Когда нужен апостиль, а когда – нотариальное заверение?

Как правило, проставление апостиля необходимо для предоставления документов, выданных в одной стране, уполномоченным органам другого государства. Упрощенная процедура легализации предусмотрена Гаагской конвенцией, все страны-участники не имеют права требовать каких-либо иных подтверждений подлинности документа. В апостиль всегда включается нотариальное заверение.

Как правильно подготовить документы для иностранного банка?

Финансовые институты чаще запрашивают именно нотариально заверенные копии ми/или оригиналы документов. Это может быть заверенная нотариусом копия свидетельства о регистрации компании, подача непосредственно оригинала, который после ознакомления со стороны банка возвращается клиенту, либо заверенная и апостилированная копия, скрепленная печатью должностного лица регистратуры.

Как оформляются документы, если страна не является участником Гаагской Конвенции?

В этом случае подготовка документов для подачи уполномоченным органам за рубежом требует более сложной процедуры – консульской легализации. Такие правила устанавливаются при необходимости направления пакета документов в юрисдикцию, не подписавшую Гаагскую конвенцию. Данная схема обработки документов более сложна и требует больше времени.

Метки:

Читайте другие интересные статьи портала InternationalWealth.info:

Помогите сделать наш портал еще детальней, актуальней и полезней для Вас и Вашего бизнеса.

Адрес вашей почты не будет опубликован.