В чем разница между апостилированной и нотариально заверенной копией документа?

Международный бизнес нередко сталкивается с необходимостью надлежащего оформления документов, выданных в одной юрисдикции, для предоставления уполномоченным органам другого государства. В организации эффективной бизнес-модели очень важно учитывать массу факторов – от налогового резидентства бенефициара и самой компании до общих требований к оформлению документации на родине и за рубежом. К тому же, особыми требованиями могут располагать финансовые институты, в которых планируется корпоративное обслуживание. В зависимости от страны выдачи и страны представления, пакет документов может подлежать консульской легализации, удостоверению специальным штампом «апостиль» и нотариальному заверению снятых копий. 

Попробуем разобраться, какие действия необходимо совершать в определенных ситуациях, и в чем разница между копией документа, удостоверенной нотариусом, и копией, на которой проставлен апостиль. 

Копия документа, удостоверенная апостилем 

Все страны, подписавшие Гаагскую конвенцию 5 октября 1961 г., принимают документы, выданные уполномоченными органами в других государствах, по упрощенной схеме. А именно – с проставлением специального штампа «апостиль» без обязательной консульской легализации. Согласно Конвенции об апостиле, такой штамп является единственной формальностью, необходимой для принятия документов за рубежом. Соглашение говорит о том, что нельзя предъявлять какие-либо иные требования к оформлению иностранных документов, чтобы подтвердить подлинность оригиналов.  

Происхождение апостилей проверяется либо в e-Register (электронном реестре), либо на веб-сайте Гаагской Конвенции, где содержаться все компетентные органы, назначенные в каждом государстве-участнике. 

Международному бизнесу, гражданам, планирующим смену налогового резидентства, места проживания или работы, необходимо помнить:

Следует учитывать, что в разных юрисдикциях образец апостиля может отличаться по форме (круглая, квадратная), размерам сторон, рамкам вокруг блоков, что не может расцениваться как причина для отказа в приеме официальных документов.

Нужно понимать, что значит апостиль – штамп подтверждает подлинность документа/подписи/печати и т.д, выданных/проставленных в другом государстве. Такой документ можно использовать в любой из стран, которые есть в списке участниц Гаагской конвенции.

Что касается специального блока из десяти граф, в нем указывается:

Вы можете заказать апостилирование отдельных документов или пакета документов у наших экспертов. Мы рекомендуем направлять сразу полный пакет документов для легализации с помощью специального штампа, чтобы не переплачивать за курьерскую доставку и сократить сроки оформления необходимых справок, сертификатов, свидетельств и пр.  

Нотариально заверенная копия документа 

Разбираясь, в чем разница между копией документа, удостоверенной апостилем, и копией документа, заверенной нотариусом, важно понимать конечную цель их подачи и требования конкретной организации в конкретном государстве.  

Если мы говорим про банки или другие финансовые учреждения, то чаще всего требуются именно нотариально заверенные копии документов.

Это значит, что нотариус снимает копию с оригинала документа и своей подписью и печатью заверяет/подтверждает, что он видел оригинал, а копия полностью соответствует оригиналу.

На английском языке в требованиях к таким документам так и пишут – A certified true copy of original. 

То есть, именно такой текст и должен быть указан на переведенном документе.

Что важно учитывать при подготовке нотариально заверенной копии документа?

Если необходимо готовить такой документ для иностранного учреждения, важно помнить, что текст который пишет нотариус, тоже должен быть переведен на иностранный (чаще всего – на английский) язык. В случае, если нотариус не может или не имеет права заверять документы на иностранном языке, такой текст будет необходимо перевести у сертифицированного переводчика и приложить к основному пакету.

Поэтому, готовя комплект документов, нужно учитывать все моменты, которые необходимо совершить перед подачей в иностранном государстве. В противном случае оформление и подготовка может привести к дополнительным расходам.

Как может запрашивать официальные документы банк? Разберем на трех примерах.

Вариант 1:

Certificate of Incorporation (заверенная копия свидетельства о регистрации, если таковая имеется). Банку высылается сначала скан и, если необходимо, оригинал этого нотариально заверенного документа по почте.

Вариант 2:

Certificate of Incorporation (в зависимости от штата или государства, где зарегистрирована компания, документ может иметь разные названия). Копия сертификата должна быть подписана и скреплена печатью должностного лица регистратуры, далее проставляется апостиль юрисдикции регистрации. В этом варианте банку будет достаточно простого скана с апостилированного оригинала. Оригинал остается у клиента на руках.

Вариант 3:

Оригинал или заверенная копия Certificate of incorporation. В этом случае оригиналы возвращаются клиенту после того, как банк сам ознакомился с оригиналом и сделал копию документа. В случае предоставления нотариальных копий документы остаются в банке и не возвращаются клиенту.

Следует учитывать, что нотариальное заверение позволяет решить юридические и правительственные вопросы в юрисдикции, куда направляются документы. При заверении перевода нотариусу представляются документы только с подписью сертифицированного переводчика и проставленным подтверждением идентичности перевода. 

Наши эксперты готовы помочь в тщательной и детальной процедуре подготовки документов, выданных в определенной юрисдикции для подачи за границей. Акт официального заверения юридического документа обеспечивает исключительную подлинность указанных данных, печатей, подписей. Заверение у нотариуса всегда включается в апостиль. Обратитесь к нам для подготовки полного комплекта документов, если ваши интересы связаны с регистрацией бизнеса, оформлением виз или вида на жительство, открытием счетов в иностранных банках. Ситуаций, когда нужен апостиль и нотариальное заверение для удостоверения подлинности документов, огромное количество. Мы также поможем в консульской легализации, если принимающая страна не является участником Гаагской конвенции.