На сегодняшний день при ведении международной деятельности рано или поздно сталкиваешься с необходимостью легализации документации. Данное понятие подразумевает совершение определенных формальных процедур, направленных на придание юридической силы документу на территории иной страны. После легализации документа его можно предоставить в органы иного государства с той или иной целью.
К этой процедуре прибегают, так как правила оформления документации компании в той или иной стране разнообразны и официальные органы или банковские учреждения одной юрисдикции могут не знать всех тонкостей при оформлении документации в другой стране. Вот здесь и спасает ситуацию легализация.
Первый вариант легализации документов – консульская легализация или консульское заверение. Данный метод подразумевает заверение в двух местах: в стране регистрации компании и в консульстве или посольстве государства, органам которого будут далее предоставлены эти документы. На деле же эта процедура весьма длительная, так как консульство заверяет подпись известного им лица, в большинстве случаев это сотрудник Министерства иностранных дел. Поэтому сначала нужно документ сначала заверить в МИД, но данное учреждение предъявляет свои требования к оформлению документации и может потребовать первоначального заверения у нотариуса. Иными словами, документы сначала заверяются у нотариуса, потом у сотрудника Министерства внутренних дел и лишь тогда в консульстве. Весь процесс консульской легализации может занимать от нескольких недель до нескольких месяцев. Поэтому этот способ легализации документов используется очень редко.
Благодаря Гаагской «Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» от 5.10.1961 года можно прибегнуть к другому методу легализации – апостилю. Этот способ более простой и унифицированный. Апостиль (от французского слова Apostille) представляет собой международную стандартизированную форму заполнения сведений о законности документа для предъявления в странах, признающих подобную форму легализации документации. Штамп «Апостиль» имеют право ставить только на оригиналы документов государственного образца.
Таблица. Юрисдикции, присоединившиеся к Гаагской конвенции 1961 года
Форма штампа «Апостиль»
Образец штампа приложен к Гаагской конвенции 1961 г. Он имеет квадратную форму со стороной от 9 сантиметров. В тексте апостиля указываются такая информация, как:
- Страна, выдавшая апостиль.
- ФИО лица, подписавшего апостилируемый документ, и его должность.
- Название учреждения, штампом или печатью которого скреплён апостилируемый документ.
- Город, где проставлен апостиль.
- Дата проставления апостиля.
- Наименование органа, который проставил апостиль.
- Номер апостиля.
- Печать или штамп учреждения, которое проставило апостиль.
- Подпись лица, проставившего апостиль
Апостиль составляется на французском или английском языках. Допускается использование национального языка. В большинстве случаев надписи дублируются на 2х языках: 1 – национальный язык, 2 – язык Конвенции. Заголовок должен всегда быть написан на французском языке и звучать «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)».
Проставляется на оригинале документа, либо на отдельном листе, который в последствие скрепляется с оригиналом документа. Для проставления апостиля могут быть использованы резиновый штамп, разноцветные ленты, клей, рельефная или сургучная печать, самоклеющиеся стикеры и другое.
На данный момент ведется обсуждение вопроса о применении электронных апостилей в международной практике. На территории некоторых государств уже внедряется данная система: Колумбия, Новая Зеландия, Андорра, Болгария, Бельгия, США (штаты Род-Айленд и Канзас), Испания (Мурсийский Регион), Грузия, Молдавия.
Пример штампа «Апостиль» России:
Процедура проставления апостиля
Процедура заключается в следующем: в стране получения документа вместе с ним идет специальный сертификат – «Апостиль», либо апостиль проставляется непосредственно на самом документе.
В каждой стране только определенные государственные органы имеют право легализовать подобным образом документы. В России правом проставлять апостиль обладают следующие органы: Министерство юстиции РФ (Минюст России) и его территориальные органы, Министерство обороны РФ (Минобороны России), Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор), Федеральное архивное агентство РФ (Росархив) и его уполномоченные территориальные органы, органы ЗАГС субъектов РФ, Генеральная прокуратура РФ и Министерство иностранных дел РФ. За проставление апостиля взимается госпошлина. Размер ее указан в налоговом кодексе страны или в ином нормативном акте.
Использования апостиля в качестве метода легализации документов позволяет пройти заверение документа в своей стране и более не прибегать к этой процедуре на территории иных государств, подписавших Гаагскую конвенцию. Также это экономит силы, время и деньги владельца документа, что является главным для участников международной деятельности.
Третий вариант – наличие Соглашения о взаимном признании официальных документов. В этом случае не нужно прибегать к консульской легализации или апостилю. Данное Соглашение подразумевает, что документ, оформленный надлежащим образом на территории одного Договаривающегося государства, признается другим Договаривающимся государством без каких-нибудь формальностей.
После консульской легализации или проставления апостиля, либо в случае наличия договора с документами можно работать на территории другого государства при условии наличия официального перевода (перевода, заверенного нотариусом) документов на государственный язык другой страны, где будет использоваться документация.
Проставляем апостиль: правила и подводные камни
Апостиль нужно проставлять на документах, которые выдаются государственными органами. В некоторых ситуациях подобные документы могут быть сразу заверены в том случае, если выдающий документ орган имеет право проставлять апостиль. Яркий пример – Свидетельство о регистрации компании. Также апостиль проставляется на внутренних документах компании, которые не подлежат в соответствии с положениями конвенции заверению. Здесь можно использовать данный вид легализации в том случае, если необходимо заверить подпись нотариуса, который ранее заверил подпись директора, либо при заверении нотариальной копии документа. Помимо этих вариантов проставления апостиля имеется и другой, наиболее универсальный способ, но, к сожалению, его не во всех странах можно использовать. Он подразумевает ситуации, когда ответственное должностное лицо (юрист, директор, секретарь и т.п.) делает копии документации компании, необходимые для работы в другой стране и подшивает их в одну папку, а к ней прикрепляет аффидевит. Данный документ подписывается, а подпись заверяется у нотариуса, затем проставляется апостиль на подпись нотариуса.
В связи с тем, что имеются различия в проставляемых штампах апостиля, могут возникнуть проблемы в органах другой страны. Вы должны это учитывать и при легализации документа максимально подстраиваться под правила оформления апостиля в другой стране. К примеру, штамп на отдельном листе, а не на оригинале может смутить российских юристов. Однако, учитывая российское законодательство, можно использовать официально заверенный у нотариуса перевод документа, подшиваемый к оригиналу и странице апостиля.
На территории зависимых территорий и колоний также можно проставить апостиль при условии, что метрополия – участник Гаагской конвенции. К примеру, БВО – колония Великобритании, Англия – участник Гаагской конвенции и распространило действие конвенции на БВО.
В отношении «спорных» территорий вас может поджидать неприятная ситуация, так как не все страны распространили действие конвенции на свои подчиненные территории. К примеру, Гибралтар – это спорная территория Великобритании и Испании. Великобритания распространила действие конвенции на подчиненные колонии, в отличие от Испании. Поэтому, документы, заверенные апостилем в Гибралтаре будут признаны в Англии, но в Испании их не примут.
Использование Соглашений о взаимном признании официальных документов также имеет свои «подводные камни». К сожалению не все органы будут принимать документы без консульской легализации или апостиля либо по незнанию о существовании данного документа, либо в результате отсутствия желания или практической возможности проверить легальность документа.
Не стоит путать апостиль с другими видами заверения документов, в частности для стран, не являющимися участниками Гаагской конвенции. К примеру, сертификат заверения подписи может быть очень похож на апостиль, но форма не соответствует положениям конвенции, поэтому в странах – участниках конвенции данный документ не будет принят.