Oficinas virtuales para su negocio en el extranjero: sustancia en el extranjero y otras inquietudes

La configuración de su oficina comercial en el extranjero puede ser un problema desafiante. Estamos aquí para ayudarte a resolverlo.

Por un lado, es posible que deba organizarlo de conformidad con las regulaciones de constitución de sociedades offshore en una jurisdicción en particular. Por otro lado, todo emprendedor inteligente busca reducir costos.

Esto es particularmente relevante ahora que la pandemia ha provocado el cierre de locales comerciales en todo el mundo. Muchas empresas se ejecutan con éxito de forma remota. ¿No debería considerar oficinas virtuales u otras alternativas menos costosas a los espacios de oficina convencionales?

En la mayoría de las jurisdicciones, las oficinas virtuales (VO) son unidades legítimas y funcionalmente viables a la par de las oficinas físicas. Disponen de dirección postal, líneas telefónicas, servicios de recepcionista e incluso programación de reuniones (en formato de conferencia web). Al mismo tiempo, los precios generales de los paquetes de VO suelen ser mucho más asequibles para las nuevas empresas: incluyen el alquiler de espacios de oficina, equipos, gastos de papelería y otros gastos generales como el café.

Pero, ¿sería suficiente y seguro usar los detalles de su oficina virtual para el registro de una empresa si su perfil comercial y su licencia requieren presencia física y actividades generadoras de ingresos en la jurisdicción de constitución?

Este artículo cubre muchos aspectos intrincados típicos de la configuración de una oficina comercial en el extranjero, particularmente en las jurisdicciones de impuestos bajos y cero. En cuanto a preguntas más específicas, deben considerarse caso por caso. Le invitamos a enviarnos sus preguntas a nuestra dirección de correo electrónico que se indica arriba y reservar una consulta de Zoom individual GRATUITA sobre asuntos relacionados con sustancias o cualquier otro aspecto de la constitución, banca y operación de la empresa en el mundo extraterritorial.

¿Qué debe tener en cuenta al planificar la oficina comercial offshore de su empresa?

La planificación de la creación de una empresa siempre ha implicado la disponibilidad de unos locales para la gestión de sus actividades comerciales. En el pasado, una oficina física se consideraba la única opción justificada y confiable: la elección de Hobson. Los costos de personal, salas de reuniones, pagos regulares de alquiler y reparaciones ocasionales eran inevitables.

Pero a fines del siglo XX, quedó claro que una oficina comercial virtual podría ser una opción bastante competitiva. Puede satisfacer la mayoría de las necesidades de las empresas, ahorrarles mucho dinero y reducir el riesgo de desarrollos adversos en situaciones de fuerza mayor. Desde el rápido despliegue de la pandemia de COVID-19, muchas empresas han recurrido al teletrabajo y se han mudado a oficinas virtuales. En ciudades caras como Londres, Nueva York y San Francisco, casi todas las nuevas empresas en estos días usan oficinas virtuales.

Las oficinas virtuales a menudo están disponibles en centros de oficinas con servicios, o incluso en hoteles o clubes de miembros. Permiten a las empresas tener lo mejor de ambos mundos: elegir a la carta de un menú de servicios de oficina físicos y digitales :

Físico

• una dirección comercial para recibir paquetes postales y de mensajería;
• una recepcionista que recibe a los visitantes y atiende llamadas (probablemente, la recepcionista telefónica a su vez trabajará de forma remota, no desde las costosas instalaciones del centro de la ciudad);
• un buzón u otro depósito para la correspondencia corporativa (para recoger o reenviar);
• convenientes salas de reuniones bien equipadas;
• hot desks (en un espacio de coworking, para alquilar por horas o por días);
• equipo de oficina (copiadoras, máquinas de fax, computadoras, pizarras, etc.);
• servicio de conserjería (reservas en restaurantes, coche compartido, etc.).

Digital:

• canales de comunicación digital confiables (Internet, fax, VoIP, correo electrónico, correo de voz, mensajeros, teléfono(s));
• un número de teléfono corporativo;
• una recepcionista/asistente virtual remota para tareas corporativas;
• almacenamiento de datos en la nube y servicios basados en Internet.

Una oficina comercial virtual que realiza todas las funciones básicas de la oficina física cuenta en la mayoría de las jurisdicciones con el mismo estatus legal que una oficina física. Sin embargo, al planificar la constitución y el contenido de su empresa en el extranjero, deben tenerse en cuenta los siguientes factores:

• La incorporación de una empresa que genera ingresos en ciertos campos restringidos (por ejemplo, seguros, transporte marítimo, banca, algunas otras actividades especificadas por la jurisdicción correspondiente) requiere sustancia económica. El estado legítimo de las oficinas virtuales depende en gran medida de la jurisdicción de constitución. En la mayoría de los casos, una oficina virtual puede ser suficiente para realizar actividades comerciales.
• El establecimiento de una oficina de representación oficial (incluso si la oficina es virtual) en algunas jurisdicciones puede convertir automáticamente a la empresa en residente fiscal (con algunas reservas).
• Se puede abrir una oficina virtual para la matriz o holding, así como para su sucursal (oficina de representación, filial, oficina satélite) con cuenta bancaria, personal local, contratos, etc.
• Si su empresa en el extranjero necesita una cuenta en un banco de confianza, deberá presentar prueba de la presencia real de la empresa o su subsidiaria en la jurisdicción del banco (domicilio legal, facturas de servicios públicos, recibo de sueldo y otros detalles, según se requiera).
• El mantenimiento de una oficina virtual no implica gastos económicos significativos.
• El alquiler de cualquier oficina es principalmente una solución temporal que necesita renovarse cada año.

Opciones alternativas para su oficina comercial en el extranjero

Un negocio recién iniciado a menudo no tiene fondos suficientes. Por lo tanto, cualquier solución que le permita optimizar sus costos de instalación o puesta en marcha es bienvenida. Pero debe comprender que ahorrar dinero aquí y ahora puede no resultar tan rentable en el futuro a mediano plazo. Por lo tanto, los arreglos para una oficina de la empresa deben pensarse cuidadosamente incluso antes de que se registre la empresa.

Las posibles opciones de oficina son las siguientes:

• Oficina convencional de ladrillo y cemento . Esta es la opción más costosa. Los gastos generales correspondientes se compensan con el cumplimiento garantizado de las normas de sustancia (cuando corresponda), privacidad, conveniencias, continuidad en el futuro.
• Oficina virtual de negocios . Esta es una buena opción cuando las instalaciones/edificios físicos separados de la empresa no son imprescindibles para la empresa.
• Un buzón privado. Es solo un buzón con cerradura, no una oficina. Solo le permite recibir/reenviar correspondencia. En términos de la sustancia de una empresa offshore, esto puede no ser suficiente. La mayoría de las veces, estos servicios son proporcionados por cadenas como MBE (Mail Boxes Etc), también conocida como UPS Store.
• Espacio de trabajo conjunto. Este es un espacio de trabajo colaborativo compartido para hotdesking. Puede ser un compromiso entre una oficina virtual y una oficina convencional. El coworking puede ser conveniente y rentable y es suficiente para todos los requisitos de las oficinas de impuestos y bancos. Además, dichas oficinas pueden ofrecer servicios de oficina virtual y ser así una opción híbrida.

Comparación de oficinas comerciales offshore virtuales y físicas

El deseo de optimizar costos se justifica en la etapa de inicio de un negocio: inicio, apertura de cuenta bancaria y planificación de actividades comerciales regulares. Sin embargo, los intentos de economizar no deben ser un fin en sí mismos. Considere todas las opciones disponibles, incluso si algunas de ellas no parecen prometedoras a primera vista.

Las siguientes características pueden ser inherentes tanto a una oficina tradicional como a una oficina comercial virtual:

• un lugar debidamente equipado para el trabajo, reuniones de negocios, gestión de empresas;
• una dirección de oficina legal o registrada;
• un canal de comunicación con las agencias gubernamentales y reguladoras;
• la prueba de presencia en una jurisdicción particular (ciudad, estado, isla, etc.);
• un conjunto básico de servicios comerciales (organizativos, representativos).

Puede parecer que la oficina comercial virtual no ofrece otras ventajas, excepto los beneficios de reducción de costos, pero no es así. Las características descritas anteriormente se pueden configurar y ajustar de manera flexible a sus requisitos específicos. En el caso de una oficina convencional, lo más probable es que tales acciones requieran alguna inversión. Mientras los cambios están en progreso, el funcionamiento normal de la oficina puede verse afectado. Además de costos más bajos, la flexibilidad de operación, los ajustes y las reorganizaciones son beneficios clave.

Beneficios de una oficina virtual o coworking para un negocio offshore:

• Confianza y satisfacción de socios/clientes. ¡Un empleado remoto dedicado que maneja su correspondencia corporativa y siempre atiende llamadas es una conveniencia mucho más preferible, en comparación con un CEO que combina sus responsabilidades con las de una secretaria!
• Limpieza y tareas de oficina. La cantidad de problemas administrativos depende del tipo/estructura/área de su negocio. Pero incluso cuando se organiza de forma más bien modesta, una oficina virtual ofrece un entorno de trabajo significativamente más cómodo. No tendrá que preocuparse por la reparación de la oficina/edificio, el mobiliario, la seguridad de la entrada, los asuntos de higiene y limpieza, las relaciones con el personal y otras tareas inevitables en una oficina física.
• al cliente Cualquier empresa que gestione hoy en día un negocio offshore ‘convencional’ todavía se comunica con sus clientes principalmente a través de Internet. Sin embargo, hay ocasiones en las que el usuario final de sus servicios o productos necesita una reunión personal. El departamento técnico puede verse a veces bombardeado con demasiadas solicitudes y no hay especialistas disponibles para tomar pedidos o preguntas. En estos casos, un empleado de oficina virtual adicional bien capacitado con la experiencia suficiente puede resolver la mayoría de los problemas. Por lo tanto, una oficina virtual puede ser una solución muy conveniente y flexible.
• Mantenimiento técnico. Casi cualquier oficina comercial virtual (excepto las opciones de gama baja) necesita soporte técnico o una mesa de ayuda en caso de fallas o actualizaciones de hardware/software. Los problemas de reparación, mantenimiento y actualizaciones de software se pueden confiar a un tercero subcontratado.

Posibles opciones híbridas para oficinas comerciales en el extranjero

La aplicación efectiva de las nuevas tecnologías es una tarea compleja. Además de los costes económicos, tendrás que hacer frente a la formación del personal, la adaptación/ajuste del modelo de negocio, descartar opciones no viables. Es mucho más fácil resolver este desafío si tiene una oficina virtual. Sin embargo, algunas opciones híbridas también pueden resultar beneficiosas.

• Una dirección comercial local + un buzón para la correspondencia corporativa. Esta es una opción ideal para pequeñas empresas, especialmente en jurisdicciones donde se permite una dirección particular (del director profesional o nominado, por ejemplo) como dirección corporativa legal de envío/facturación.
• Una dirección legal con un agente registrado más el reenvío de correo del agente y algunos otros servicios. Alquilar una dirección legal con un agente registrado es una opción popular. Así es como puede resolver muchos problemas, incluida la pronta recogida de su correo, por ejemplo, de los bancos, y su escaneo y reenvío oportunos. Ningún mensaje importante se perderá ni se leerá demasiado tarde.
• Una oficina comercial virtual + una dirección física fuera de la jurisdicción extraterritorial para bancos, proveedores, clientes, promoción, etc. Si tiene una sucursal fuera de una jurisdicción extraterritorial, puede usar la dirección física de la sucursal para muchos fines, incluida la cuenta bancaria establecimiento, promoción, directorios públicos, comunicación postal con clientes, proveedores, etc. Recomendamos especialmente las sucursales serbias para este servicio.
• Teletrabajo + reuniones presenciales puntuales en instalaciones públicas. Los cafés, restaurantes, espacios de trabajo conjunto y otros espacios públicos se pueden alquilar ocasionalmente por unas horas para reuniones en persona. De lo contrario, particularmente durante la pandemia, su oficina virtual puede usar conferencias web para una comunicación comercial efectiva. Muchas empresas ya no gastan sus fondos en costosos alquileres de oficinas.
• Oficina virtual + centro de llamadas interno, mesa de ayuda, atención al cliente. Los servicios pertinentes ya no dependen de costosos arreglos asequibles en el pasado solo a las grandes empresas. Las oficinas comerciales virtuales de hoy pueden ofrecer líneas directas disponibles para los clientes en cualquier ocasión. Como se mencionó anteriormente, las oficinas virtuales se pueden ampliar mediante la contratación de personal adicional cuando sea necesario. Los servicios telefónicos VoIP (Voice over Internet Protocol) son económicos. Además, puede obtener números de teléfono locales y atender llamadas locales prácticamente en cualquier parte del mundo.

Variedad y selección de proveedores de oficinas virtuales para negocios offshore

La variedad de proveedores disponibles que ofrecen el alquiler de oficinas virtuales es tanto un gran beneficio como un desafío. Nuestros expertos de International Wealth están listos para recomendar varias opciones muy prometedoras y advertir contra los estafadores. Para discutir el tema de la planificación de la sustancia de la empresa: direcciones legales, bancarias, postales, de promoción y otras, y la elección del proveedor de la oficina virtual, reserve una consulta GRATUITA y envíenos sus preguntas escribiendo a nuestra dirección de correo electrónico o WhatsApp/Telegram/Signal en la parte superior de esta página.

Aquí hay una lista de preguntas que puede discutir con nuestros expertos:

• El perfil, objetivos y necesidades de su empresa en la primera etapa de desarrollo.
• Los posibles planes y necesidades futuras de su empresa.
• Los servicios básicos disponibles de los proveedores de oficina virtual.
• Disponibilidad de servicios opcionales, sus precios.
• Limitaciones de las oficinas virtuales promovidas por un determinado proveedor.
• Oportunidades y herramientas para integrar un call center/help desk/atención al cliente VoIP en la oficina virtual.
• Disponibilidad de servicio 24/7, independientemente de las zonas horarias.
• La jurisdicción del proveedor.
• El idioma y los posibles desafíos de comunicación por parte del proveedor.
• Oportunidades de personalización del diseño para que coincida con el estilo de su casa.
• Estimaciones de los posibles gastos futuros y su presupuesto.
• La dirección postal: la ubicación real, quién más la usa.

Para evitar errores costosos y estafadores, le recomendamos que discuta con un experto profesional la elección del proveedor de su oficina virtual. Desafortunadamente, Internet está lleno de ofertas que en realidad no son lo que anuncian. Muchos proveedores simplemente no entienden cómo las empresas extranjeras necesitan «sustancia» porque estos no son requisitos que existen localmente. Esto se aplica en el Reino Unido, EE. UU. y Canadá, por ejemplo.

trampas y escollos típicos son los siguientes:

• La optimización SEO puede ser un interés personal del proveedor. Es decir, el uso de sus textos y frases clave para promocionar el sitio web y los servicios del proveedor en los motores de búsqueda puede ser la principal preocupación del proveedor.
• Conceptos erróneos y doble discurso. Por ejemplo, en lugar de una oficina comercial virtual completamente funcional, puede obtener solo un buzón de correo remoto que se ha revendido varias veces a través de intermediarios.
• Ocultamiento de asuntos importantes. Por ejemplo, la residencia fiscal de la empresa puede depender de la jurisdicción de la dirección de su oficina (incluso virtual).
• El paquete básico de servicios. quizás limitado. Incluso si es a un precio razonable, la lista extendida de servicios (opcionales) es más corta o muy costosa. Es posible que luego descubra que el uso de las salas de conferencias virtuales, el soporte técnico las 24 horas, el correo electrónico corporativo y algunos otros servicios esenciales no están disponibles o tienen un precio por separado superior a la tarifa del paquete.
• La dirección comercial/de correo que se ofrece con la oficina virtual puede ser compartida por muchas empresas y tener una reputación dudosa o mala.
• que el nivel de privacidad/seguridad de los datos no satisfaga sus expectativas y necesidades.
• Robo de identidad de su negocio: los estafadores pueden hacer un uso indebido de los recursos corporativos en la oficina virtual con fines ilegales.

El futuro de las oficinas virtuales para los negocios offshore

La tecnología está en constante evolución y muchos procesos se trasladan en línea. El desarrollo empresarial ya no requiere una presencia física fuera de línea. Las oficinas comerciales virtuales se están volviendo más digitales y más populares, y la pandemia de COVID-19 ha contribuido en gran medida a esto. Muchas jurisdicciones extraterritoriales permiten el registro remoto de empresas, mientras que los servicios de atención al cliente se basan en modernas tecnologías de comunicación digital.

Nuestros expertos pronostican los siguientes cambios en el espacio de trabajo moderno pronto :

• Más empresas buscarán una oficina virtual en lugar de un espacio físico convencional. (Como ya vemos que sucede en Londres, Nueva York, San Francisco, etc.)
• Más empresas contratarán trabajadores independientes para el trabajo fuera del sitio (desde casa o en la carretera) en lugar de empleados de oficina a tiempo completo.
• Las empresas podrán contratar talentos altamente calificados en todo el mundo. Su ubicación física no hará ninguna diferencia para el desempeño de una oficina virtual. Se pueden hacer contrataciones de mayor envergadura, ya que una oficina virtual no tiene límites
• La digitalización de todos los procesos comerciales impulsará un uso rutinario del teletrabajo, las conferencias en línea y las oficinas virtuales.
• El trabajo se realizará desde el hogar, la oficina y las oficinas satélite/virtuales. Por lo tanto, el espacio de trabajo será un híbrido de múltiples modos de trabajo desde diferentes ubicaciones.
• Las tecnologías nuevas y existentes (IoT, AI, AR, VR, blockchain, impresión 3D, drones, robots) sustituirán algunos procesos comerciales y disminuirán los costos de mantenimiento y alquiler de oficinas.
• El acceso a los datos y la seguridad de los datos tendrán una mayor prioridad para permitir una colaboración virtual fluida.
• Los canales de comunicación personal (redes sociales, messengers) serán de apoyo a fines comerciales.

¿Será una oficina comercial virtual una mejor opción para usted? Depende del tipo de su negocio, sus objetivos y muchos otros aspectos, incluida la elección del país para la constitución de su empresa. Algunas jurisdicciones requieren la sustancia local para la residencia bancaria o fiscal, pero este requisito se puede cumplir a través de una oficina virtual local. Le invitamos a discutir con nuestros expertos profesionales todas las opciones, considerando las oportunidades para establecer una cuenta bancaria, sustancia económica, residencia fiscal, diversificación de activos y elegir el tipo más ventajoso de su base comercial.