Бухгалтерский учет в малом бизнесе: 7 суперсоветов для предпринимателя

В процессе осуществления предпринимательской деятельности владельцам малых предприятий на первых порах приходится одновременно решать множество разноплановых задач:

• отправлять электронные письма;
• платить поставщикам;
• выставлять счета;
• контролировать рабочие процессы;
• составлять финансовые отчеты.

Но ни одна из этих дополнительных задач не является столь важной, как бухгалтерский учет. Четкие методы бухгалтерского учета поддерживают бизнес в отличной финансовой форме и помогают владельцу принимать более обоснованные решения, в то время как отказ от ведения бухгалтерии может привести к краху бизнеса или проблемам с налоговой службой. Предлагаем вашему вниманию несколько самых эффективных советов малому бизнесу относительно бухгалтерского учета.

Зачем малому бизнесу бухгалтерский учет?

Чтобы предприниматель получал полную и достоверную информацию о работе своего бизнеса, о его имущественном положении, доходах и расходах, необходимо вести бухгалтерский учет. Его еще часто называют «языком бизнеса». Ведение бухгалтерии позволяет владельцу бизнеса отслеживать сильные и слабые стороны собственного дела, следить, анализировать и в итоге принимать правильные решения.

В процессе развития бизнеса зачастую приходится вычислять и избавляться от нерабочих, неэффективных и устаревших методов работы, направлений деятельности, неактуальных товаров и услуг, маркетинговых инструментов. Аналитические бухгалтерские данные позволяют руководителям выстроить стратегию компании или внести изменения в уже существующий план развития.

Представить процесс управления бизнесменов без бухгалтерского учета практически невозможно. Ведь на базе деловой отчетности осуществляются анализ, планирование, контроль, регулирование и прочие управленческие действия. Владельцам малого бизнеса необязательно быть бухгалтерами. Но базовые знания бухучета будут огромным плюсом. Это минимизирует вероятность обмана и позволит самостоятельно проверять предоставленную бухгалтером информацию.

Какие ошибки допускаются чаще всего при ведении бухгалтерского учета?

Грамотное ведение бухгалтерского учета обеспечивается за счет ответственности сотрудников, их компетентности и осведомленности об актуальных требованиях. Однако от возникновения ошибок и сопутствующих последствий не застрахован никто. Можно выделить несколько основных подводных камней, с которыми может столкнуться владелец малого бизнеса при ведении бухгалтерского учета:

• Сложные операции произведены без должного уровня компетентности.
• Отсутствие актуальных знаний в сфере законодательства. Если не следить за законодательными изменениями, в конечном итоге можно столкнуться с серьезными штрафами.
• Допущены неточности при выплате заработной платы сотрудникам. Такие ошибки чреваты не только проблемами с налоговой, но и с трудовой инспекцией.
• Ошибки при заполнении первичной документации, неправильное оформление финансовых документов.

Также зачастую уже выявленные ошибки не исправляются в полном объеме. В результате проблема усугубляется.

Не пренебрегайте помощью специалиста

Даже имея за плечами экономическое образование, предприниматель просто физически не сможет сам вести бухгалтерский учет. Ведь у него обычно есть целый ряд других, не менее важных задач. Поэтому логично воспользоваться помощью профессионального бухгалтера. Необязательно нанимать этого сотрудника в штат на полную ставку – можно ограничиваться несколькими часами в неделю или в месяц.

Опытный бухгалтер обычно осведомлен о всех законодательных изменениях. Он будет поддерживать корпоративные записи в идеальном состоянии, сможет воспользоваться законными способами для получения причитающихся налоговых вычетов, посоветует, как получить налоговые преимущества и многое другое. Владелец малого бизнеса сможет без труда увеличить прибыль, переложив бухгалтерские обязанности на профильного специалиста.

Используйте раздельные счета

Очень часто (особенно на старте) владелец малого бизнеса не разделяет деловые и личные расходы. Иногда для этого используется даже один счет. То есть бизнесмен тратит деньги, которые предназначены на бизнес, на свои личные нужды или наоборот. Такая неразбериха чревата неправильной оценкой ситуации.

Если поступления от бизнеса будут находиться на специальном коммерческом счете и не будут использоваться для личных трат, это позволит сэкономить драгоценные человеко-часы при проведении бухгалтерских расчетов. Поэтому необходимо использовать разные счета для бизнеса и личных покупок. При вложении в бизнес личного капитала также необходимо четко отслеживать и документировать эти моменты для облегчения дальнейших расчетов.

Составляйте финансовые прогнозы на будущий год

Даже самый устойчивый и стабильный бизнес нуждается в составлении прогнозов на ближайшее будущее. Ведь это позволяет понять, к чему идет компания, где она будет через год или через два года. Благодаря финансовым прогнозам, можно понять направление инвестиций, запланировать сроки получения очередного бизнес-кредита, разработать план расширения бизнеса.

Для составления прогнозов необходимо:

• посчитать все расходы;
• изучить рынок;
• спрогнозировать доход;
• определить ресурсы;
• свести всю эту информацию в единый бюджет.

В этом случае пригодится вся бухгалтерская документация.

Храните квитанции

Для владельцев малого бизнеса очень важно отслеживать свои расходы, ведь обычно собственное дело небольших масштабов организовывается при наличии ограниченного капитала. Поэтому важна каждая потраченная копейка. Сохраняя квитанции, предприниматель сможет принимать обоснованные бизнес-решения и избегать потенциальных проблем.

Сохранять квитанции можно как в организованной физической системе хранения, так и в электронном виде. Если предприниматель выбрал электронный формат, ему на помощь придет множество соответствующих программ. Ему стоит только выбрать подходящую и старательно вносить данные из квитанций в необходимые поля. Такие шаги позволят отслеживать траты и понимать реальное финансовое положение бизнеса.

Отслеживайте дебиторскую задолженность

Под дебиторской задолженностью подразумеваются обязательства, которые имеют перед бизнесом различные стороны. Например, предприниматель перевел предоплату поставщику за товар, или сотрудники получили аванс за будущую работу. То есть такая задолженность – это долги перед компанией. Дебиторская задолженность – это финансовые и товарные активы компании, работающие на контрагента в результате сделки, договора.

Не рекомендуется накапливать большие объемы дебиторской задолженности, ведь в отчетные периоды будет очень сложно разобраться в финансовых документах из-за бесчисленных клиентских депозитов. Также рекомендуется регулярно напоминать контрагентам об их обязательствах, а с теми, кто показал себя не очень ответственным, по возможности прекращать сотрудничество. Периодическая инвентаризация дебиторской задолженности подразумевает сверку документов с контрагентами для подтверждения наличия долгов и их размеров.

Наши услуги в Турции

от 130 USD/месяц

Бухгалтерский учет в Турции

от 340 USD в месяц

Бухгалтерское обслуживание компании в Стамбуле

от 230 USD в месяц

Бухгалтерское обслуживание компании в Анталии

Автоматизируйте бухгалтерский учет

Специально для владельцев малого бизнеса разработано множество полезных программ для ведения бухгалтерского учета. Система автоматически выполняет все функции, которые в обычное время выполнял бухгалтер. При осуществлении расчетов или обработке запросов такое программное обеспечение использует накопленную базу данных.

Какие преимущества ждут предпринимателя после автоматизации бухгалтерского учета:

• Организация счетов. Финансовая отчетность малого бизнеса будет организована самым надежным и эффективным образом.  Все данные бизнес-процессов сохраняются и организуются определенным образом, за счет чего их легко найти. 
• Безопасность. Почти половина всех кибератак в мире нацелена именно на малый бизнес. Автоматизация учёта поставляется с шифрованием и передовыми функциями безопасности.
• Возможность подстроить систему под себя. Современное программное обеспечение обладает гибкой внутренней инфраструктурой, которую можно настроить под определенные задачи.
• Экономия времени. Нет необходимости использовать множество финансовых книг. Большинство систем автоматизации позволяют вводить разные данные в одно поле, а после – обрабатывают их и связывают с соответствующими данными в системе.

Если предприниматель выбрал правильную систему автоматизации бухгалтерского учета, ему не придется тратить средства на заработную плату бухгалтеру. Стоимость самого ПО окупается очень быстро.

Отслеживайте важные отчеты

Если бухгалтерский учет организован грамотно, то владельцу бизнеса достаточно периодически изучать важные отчеты, чтобы понимать положение дел в компании. К таким важным документам можно отнести:

• Отчет о прибылях и убытках. Документ показывает прибыли и убытки, количество активов за определенный период (месяц, квартал, год).
• Бухгалтерский баланс. Это, можно сказать, основной документ в бухгалтерском учете. На нем расписано всё, что имеет компания, и всё, что она должна.
• Отчет о движении средств. В этом документе указаны уходящие и поступающие деньги. Он отличается от отчета о прибылях и убытках тем, что в нем указано только движение денежных средств за определенный период, а отчет о прибылях и убытках включает безналичный учет, такой как стоимость недвижимости и амортизация оборудования.

Ознакомившись всего лишь с этими тремя документами, уже можно принимать решения о дальнейшем развитии компании. Благодаря таким отчетам можно определить, какие расходы стоит уменьшить, а куда следует инвестировать дополнительные средства.

Бухгалтерский учет для малого бизнеса — это гораздо больше, чем просто отчет о доходах и расходах. Это дисциплина, которая может стать основным фактором эффективности собственного дела. Поэтому не стоит пренебрегать таким инструментом, тем более в большинстве стран существуют правила ведения бухгалтерского учета, неисполнение которых грозит штрафами.

Обращение за помощью к специалистам – это одно из лучших решений, когда речь идет о правильной организации бухгалтерского учета в условиях малого бизнеса. Не стоит взваливать все задачи на себя и пренебрегать возможностью делегировать обязанности.